آموزش قابلیت های اکسز

قابلیت‌های Microsoft Access

مایکروسافت اکسس (Microsoft Access) یکی از ابزارهای مدیریت پایگاه داده (DBMS) است که بخشی از مجموعه Microsoft Office محسوب می‌شود. این نرم‌افزار امکان ذخیره، مدیریت، و تحلیل داده‌ها را برای کاربران فراهم می‌کند.

قابلیت‌های کلیدی اکسس

1. ایجاد و مدیریت پایگاه داده‌ها

   • امکان طراحی و ایجاد جداول (Tables) برای ذخیره داده‌ها
   • پشتیبانی از کلیدهای اصلی و خارجی (Primary & Foreign Keys) برای برقراری ارتباط بین جداول

2. ساخت و اجرای کوئری‌ها (Queries)

   • امکان جستجو، فیلتر کردن و تحلیل داده‌ها با استفاده از SQL
   • پشتیبانی از Query Design برای کاربرانی که با SQL آشنایی ندارند

3. طراحی فرم‌ها (Forms)

   • ایجاد رابط کاربری گرافیکی برای ورود و مشاهده داده‌ها
   • امکان استفاده از کنترل‌های گرافیکی مانند دکمه‌ها، لیست‌ها و چک‌باکس‌ها

4. ایجاد گزارش‌ها (Reports)

   • امکان تولید و چاپ گزارش‌های سفارشی از داده‌ها
   • قابلیت افزودن نمودارها و خلاصه‌های آماری به گزارش‌ها

5. اتوماسیون با ماکروها (Macros) و VBA

   • امکان خودکارسازی فرآیندها با استفاده از Macros
   • برنامه‌نویسی پیشرفته با Visual Basic for Applications (VBA)

6. پشتیبانی از چند کاربر (Multi-User Support)

   • امکان استفاده چند کاربره با اتصال به پایگاه داده‌های مشترک
   • امکان اتصال به SQL Server برای کاربرانی که به محیط پایدارتر و مقیاس‌پذیرتر نیاز دارند

مقایسه نسخه‌های مختلف Microsoft Access

هر نسخه جدید از Microsoft Access قابلیت‌های جدید و بهبودهایی نسبت به نسخه‌های قبلی دارد. در جدول زیر، برخی از ویژگی‌های نسخه‌های مختلف آورده شده است:

نتیجه‌گیری

• اگر به یک نسخه پایدار نیاز دارید و به Cloud وابسته نیستید، Access 2016 و 2019 گزینه‌های خوبی هستند.
• اگر از Office 365 استفاده می‌کنید، نسخه 2021 بهترین انتخاب است، زیرا پشتیبانی بهتری از ویژگی‌های جدید دارد.
• اگر نیاز به کار چند کاربره پیشرفته دارید، بهتر است به جای Access از SQL Server استفاده کنید.

در ادامه لیستی از توابع پرکاربرد در این نرم‌افزار آورده شده است. این توابع در دسته‌های مختلفی مانند ریاضی، متنی، تاریخی و ... قرار دارند. توجه داشته باشید که این فهرست شامل توابعی است که در نسخه‌های قبلی Access نیز موجود بوده‌اند و ممکن است برخی از آن‌ها در نسخه‌های جدیدتر بهبود یافته یا تغییراتی داشته باشند.

در ادامه، هر یک از این توابع را با توضیح و مثال عملی در Microsoft Access VBA بررسی می‌کنیم:

1. Array Function

تابع Array برای ایجاد یک آرایه در VBA استفاده می‌شود.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestArray()     Dim arr As Variant     arr = Array("Apple", "Banana", "Cherry") ' ایجاد یک آرایه از رشته‌ها     MsgBox arr(1) ' نمایش مقدار عنصر دوم (Banana) End Sub 

خروجی: Banana

2. Filter Function

تابع Filter برای فیلتر کردن عناصر یک آرایه بر اساس یک مقدار خاص استفاده می‌شود.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestFilter()     Dim arr As Variant     Dim result As Variant     arr = Array("Apple", "Banana", "Cherry", "Apricot")     result = Filter(arr, "Ap") ' فیلتر کردن مواردی که شامل "Ap" هستند     MsgBox result(0) ' نمایش اولین مقدار فیلتر شده (Apple) End Sub 

خروجی: Apple

3. Join Function

تابع Join برای ترکیب عناصر یک آرایه به یک رشته واحد استفاده می‌شود.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestJoin()     Dim arr As Variant     Dim result As String     arr = Array("Apple", "Banana", "Cherry")     result = Join(arr, ", ") ' ترکیب آرایه با جداکننده ", "     MsgBox result End Sub 

خروجی: Apple, Banana, Cherry

4. LBound Function

تابع LBound مقدار کمترین ایندکس (شروع) یک آرایه را برمی‌گرداند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestLBound()     Dim arr As Variant     arr = Array("Apple", "Banana", "Cherry")     MsgBox LBound(arr) ' نمایش مقدار کمترین ایندکس (معمولاً 0) End Sub 

خروجی: 0

5. Split Function

تابع Split یک رشته را با استفاده از یک جداکننده مشخص، به یک آرایه تبدیل می‌کند.

مثال:

vb
CopyEdit
Sub TestSplit()     Dim arr As Variant     arr = Split("Apple,Banana,Cherry", ",") ' تبدیل رشته به آرایه     MsgBox arr(1) ' نمایش مقدار دوم آرایه (Banana) End Sub 

خروجی: Banana

6. UBound Function

تابع UBound مقدار بیشترین ایندکس (انتهای) یک آرایه را برمی‌گرداند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestUBound()     Dim arr As Variant     arr = Array("Apple", "Banana", "Cherry")     MsgBox UBound(arr) ' نمایش مقدار بالاترین ایندکس (2) End Sub 

خروجی: 2

جمع‌بندی

سوال یا نکته خاصی اگر بود در انتهای صفحه بپرسین تا پاسخ بدهم.

در ادامه، توابع مربوط به تبدیل داده‌ها (Conversion Functions) در Microsoft Access VBA را با توضیح و مثال بررسی می‌کنیم:

1. Asc Function

تابع Asc کد ASCII یک کاراکتر را برمی‌گرداند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestAsc()     MsgBox Asc("A") ' مقدار 65 را نمایش می‌دهد End Sub 

خروجی: 65

2. Chr Function

تابع Chr یک عدد ASCII را به کاراکتر مربوطه تبدیل می‌کند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestChr()     MsgBox Chr(65) ' مقدار "A" را نمایش می‌دهد End Sub 

خروجی: A

3. EuroConvert Function

تابع EuroConvert برای تبدیل ارزها به یورو استفاده می‌شود. در Access 2021 پشتیبانی از این تابع ممکن است بسته به تنظیمات منطقه‌ای متفاوت باشد.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestEuroConvert()     MsgBox EuroConvert(100, "USD", "EUR") ' تبدیل 100 دلار به یورو End Sub 

نیازمند تنظیمات ارزی صحیح در سیستم است.

4. FormatCurrency Function

تابع FormatCurrency یک عدد را به فرمت ارز تبدیل می‌کند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestFormatCurrency()     MsgBox FormatCurrency(1234.56) ' نمایش مقدار $1,234.56 End Sub 

خروجی: $1,234.56 (بسته به تنظیمات محلی)

5. FormatDateTime Function

تابع FormatDateTime یک تاریخ را به فرمت‌های استاندارد نمایش می‌دهد.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestFormatDateTime()     MsgBox FormatDateTime(Now, vbLongDate) ' نمایش تاریخ کامل End Sub 

خروجی: Saturday, February 27, 2025 (بسته به تنظیمات)

6. FormatNumber Function

تابع FormatNumber عدد را به فرمت عددی خاص نمایش می‌دهد.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestFormatNumber()     MsgBox FormatNumber(1234.567, 2) ' نمایش مقدار 1,234.57 End Sub 

خروجی: 1,234.57

7. FormatPercent Function

تابع FormatPercent عدد را به فرمت درصدی نمایش می‌دهد.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestFormatPercent()     MsgBox FormatPercent(0.75) ' نمایش مقدار 75.00% End Sub 

خروجی: 75.00%

8. GUIDFromString Function

تابع GUIDFromString یک رشته GUID را به یک مقدار GUID تبدیل می‌کند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestGUIDFromString()     Dim myGUID As Variant     myGUID = GUIDFromString("{12345678-1234-1234-1234-123456789ABC}")     MsgBox myGUID End Sub 

نیازمند تنظیمات خاص GUID در سیستم است.

9. Hex Function

تابع Hex یک مقدار عددی را به فرمت هگزادسیمال تبدیل می‌کند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestHex()     MsgBox Hex(255) ' نمایش مقدار FF End Sub 

خروجی: FF

10. Nz Function

تابع Nz مقدار Null را به مقدار پیش‌فرض جایگزین می‌کند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestNz()     Dim myVar As Variant     myVar = Null     MsgBox Nz(myVar, "No Data") ' مقدار جایگزین را نمایش می‌دهد End Sub 

خروجی: No Data

11. Oct Function

تابع Oct یک عدد را به پایه ۸ (Octal) تبدیل می‌کند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestOct()     MsgBox Oct(255) ' نمایش مقدار 377 End Sub 

خروجی: 377

12. Str Function

تابع Str یک عدد را به رشته متنی تبدیل می‌کند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestStr()     Dim myNum As Integer     myNum = 123     MsgBox Str(myNum) ' نمایش مقدار " 123" End Sub 

خروجی: " 123" (فضای اضافی قبل از عدد به دلیل فرمت پیش‌فرض رشته در VBA)

13. StringFromGUID Function

تابع StringFromGUID مقدار GUID را به رشته تبدیل می‌کند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestStringFromGUID()     Dim myGUID As String     myGUID = StringFromGUID(GUIDFromString("{12345678-1234-1234-1234-123456789ABC}"))     MsgBox myGUID End Sub 

نیازمند تنظیمات خاص GUID در سیستم است.

14. Type Conversion Functions

این توابع برای تبدیل انواع داده‌ها استفاده می‌شوند:

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestTypeConversion()     Dim myValue As Variant     myValue = "123.45"     MsgBox CDbl(myValue) ' مقدار عددی 123.45 را نمایش می‌دهد End Sub 

خروجی: 123.45

15. Val Function

تابع Val عدد را از داخل یک رشته استخراج می‌کند.

مثال:

vba
CopyEdit
Sub TestVal()     MsgBox Val("123ABC") ' نمایش مقدار 123 End Sub 

خروجی: 123

جدول خلاصه

اگر سوالی داشتین در انتهای صفحه مطرح کنین.

توضیح و مثال‌های توابع مربوط به پایگاه داده (Database Functions) در Access VBA

در اینجا توابع Database در Access VBA را همراه با توضیح و مثال بررسی می‌کنیم:

1. DDE Function

تابع DDE در VBA برای دریافت داده از یک کانال DDE (Dynamic Data Exchange) استفاده می‌شود. این تابع معمولاً برای ارتباط بین برنامه‌ها مانند Access و Excel کاربرد دارد.

مثال: دریافت مقدار از یک سلول در اکسل

vba
CopyEdit
Sub TestDDE()     Dim myData As String     myData = DDE("Excel", "Sheet1", "R1C1") ' دریافت مقدار از سلول A1 در اکسل     MsgBox myData End Sub 

⚠ توجه: مایکروسافت استفاده از DDE را منسوخ کرده و پیشنهاد می‌شود از Automation (OLE) برای ارتباط با برنامه‌های دیگر استفاده کنید.

2. DDEInitiate Function

این تابع برای ایجاد یک کانال DDE بین Access و برنامه دیگر مانند Excel یا Word استفاده می‌شود.

مثال: برقراری ارتباط بین Access و Excel

vba
CopyEdit
Sub TestDDEInitiate()     Dim channel As Long     channel = DDEInitiate("Excel", "Sheet1") ' ایجاد کانال با اکسل     MsgBox "کانال DDE ایجاد شد: " & channel     DDETerminate channel ' بستن کانال End Sub 

خروجی: نمایش یک پیام که تأیید می‌کند ارتباط با Excel برقرار شده است.

3. DDERequest Function

این تابع مقدار یک سلول یا داده خاص را از یک کانال DDE درخواست می‌کند.

مثال: دریافت مقدار از سلول A1 در اکسل

vba
CopyEdit
Sub TestDDERequest()     Dim channel As Long     Dim myData As String          channel = DDEInitiate("Excel", "Sheet1")     myData = DDERequest(channel, "R1C1") ' دریافت مقدار از سلول A1     MsgBox "داده دریافت شده: " & myData     DDETerminate channel ' بستن کانال End Sub 

خروجی: مقدار سلول A1 در Excel.

4. DDESend Function

این تابع مقدار را از Access به برنامه‌ای دیگر مانند Excel ارسال می‌کند.

مثال: ارسال مقدار به سلول A1 در اکسل

vba
CopyEdit
Sub TestDDESend()     Dim channel As Long          channel = DDEInitiate("Excel", "Sheet1")     DDESend channel, "R1C1", "Hello, Excel!" ' ارسال مقدار به سلول A1     DDETerminate channel ' بستن کانال End Sub 

اثر: مقدار "Hello, Excel!" در سلول A1 در اکسل قرار می‌گیرد.

5. Eval Function

تابع Eval یک عبارت متنی را به‌عنوان کد VBA اجرا می‌کند و مقدار آن را برمی‌گرداند.

مثال: اجرای یک عبارت ریاضی

vba
CopyEdit
Sub TestEval()     Dim result As Variant     result = Eval("1 + 2 * 3") ' مقدار 7 را محاسبه می‌کند     MsgBox result End Sub 

خروجی: 7

6. Partition Function

تابع Partition مقدار عددی را در یک بازه (رنج) قرار داده و مشخص می‌کند که عدد در کدام قسمت قرار می‌گیرد.

مثال: تقسیم‌بندی اعداد به بازه‌های 10تایی

vba
CopyEdit
Sub TestPartition()     MsgBox Partition(27, 0, 100, 10) ' بررسی عدد 27 در بازه‌های 10تایی End Sub 

خروجی: 20:29
(یعنی مقدار 27 در بازه [20 تا 29] قرار دارد.)

جدول خلاصه

این توابع بیشتر برای ارتباط Access با برنامه‌های دیگر یا تحلیل داده‌ها استفاده می‌شوند. OLE و ADO  برای ارتباطات بین Access و سایر برنامه‌ها مانند Excel، Word، یا SQL Server استفاده می‌شوند و به جای DDE از تکنیک‌های جدیدتر مثل OLE Automation و ADO (ActiveX Data Objects) بهره می‌برند.

بیاین این دو تکنیک رو بررسی کنیم و مثال‌هایی از نحوه استفاده در Access را مشاهده نمایید.

1. OLE Automation

OLE Automation به شما این امکان را می‌دهد که از برنامه‌های دیگر مانند Excel، Word یا Outlook در داخل Access استفاده کنید و کنترل کامل روی آنها داشته باشید. این تکنیک به شما اجازه می‌دهد که مستقیماً از VBA به اشیاء داخل این برنامه‌ها دسترسی پیدا کنید.

مثال: استفاده از Excel در Access با OLE

1. ایجاد ارتباط با Excel در Access از طریق VBA و انجام عملیات روی یک ورک‌بوک.

vba
CopyEdit
Sub UseExcelWithOLE()     Dim xlApp As Object     Dim xlBook As Object          ' ایجاد نمونه Excel     Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")     xlApp.Visible = True ' نمایش Excel          ' باز کردن یک فایل Excel     Set xlBook = xlApp.Workbooks.Open("C:\Path\To\Your\File.xlsx")          ' خواندن داده از سلول A1     MsgBox "مقدار سلول A1: " & xlBook.Sheets(1).Range("A1").Value          ' تغییر مقدار سلول A1     xlBook.Sheets(1).Range("A1").Value = "Hello from Access!"          ' ذخیره و بستن فایل     xlBook.Save     xlBook.Close          ' پاک کردن شیء     Set xlBook = Nothing     Set xlApp = Nothing End Sub 

شرح:

• این کد Excel را از طریق OLE Automation در Access باز می‌کند و مقداری از سلول‌ها را خوانده و تغییر می‌دهد.
• به راحتی می‌توانید داده‌ها را بین Access و Excel منتقل کنید.

2. ADO (ActiveX Data Objects)

ADO برای ارتباط با پایگاه‌داده‌ها (مثلاً SQL Server یا MySQL) و اجرای کوئری‌ها به صورت برنامه‌نویسی استفاده می‌شود. شما می‌توانید از ADO برای اتصال، خواندن و نوشتن داده‌ها در پایگاه‌داده‌ها در داخل Access استفاده کنید.

مثال: اتصال به SQL Server با ADO در Access

1. اتصال به یک پایگاه داده SQL Server و خواندن داده‌ها از یک جدول.

vba
CopyEdit
Sub ConnectToSQLServer()     Dim conn As Object     Dim rs As Object     Dim strSQL As String          ' ایجاد شیء اتصال به پایگاه داده SQL Server     Set conn = CreateObject("ADODB.Connection")          ' مشخص کردن رشته اتصال (Connection String)     conn.ConnectionString = "Provider=SQLOLEDB;Data Source=YourServerName;Initial Catalog=YourDatabaseName;User ID=YourUsername;Password=YourPassword"          ' اتصال به پایگاه داده     conn.Open          ' نوشتن یک کوئری SQL     strSQL = "SELECT * FROM YourTable"          ' اجرای کوئری و دریافت نتایج در یک رکوردست     Set rs = conn.Execute(strSQL)          ' نمایش نتایج در یک پیام     Do While Not rs.EOF         MsgBox rs.Fields("YourColumnName").Value         rs.MoveNext     Loop          ' بستن اتصال و آزاد کردن منابع     rs.Close     conn.Close     Set rs = Nothing     Set conn = Nothing End Sub 

شرح:

• در این مثال، از ADO برای اتصال به SQL Server و اجرای یک کوئری SQL استفاده می‌کنیم.
• می‌توانیم داده‌های جدول را از SQL Server در Access دریافت و استفاده کنیم.

3. مقایسه OLE و ADO:

4. ترکیب OLE و ADO در Access

می‌توان از هر دو تکنیک در یک پروژه Access استفاده کرد:

1. OLE Automation برای ارتباط با Excel و ADO برای دریافت داده‌ها از پایگاه داده‌های SQL Server.
2. خروجی SQL Server را می‌توان در Excel با OLE ذخیره کرد.

مثال ترکیب OLE و ADO

vba
CopyEdit
Sub CombineOLEAndADO()     Dim conn As Object     Dim rs As Object     Dim xlApp As Object     Dim xlBook As Object     Dim strSQL As String      ' اتصال به SQL Server     Set conn = CreateObject("ADODB.Connection")     conn.ConnectionString = "Provider=SQLOLEDB;Data Source=YourServerName;Initial Catalog=YourDatabaseName;User ID=YourUsername;Password=YourPassword"     conn.Open          ' اجرای کوئری     strSQL = "SELECT * FROM YourTable"     Set rs = conn.Execute(strSQL)          ' ایجاد Excel و قرار دادن داده‌ها در آن     Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")     xlApp.Visible = True     Set xlBook = xlApp.Workbooks.Add          ' قرار دادن داده‌ها در اولین شیت     xlBook.Sheets(1).Range("A1").CopyFromRecordset rs          ' بستن اتصال     rs.Close     conn.Close     Set rs = Nothing     Set conn = Nothing End Sub 

شرح:

• این کد ابتدا به SQL Server متصل می‌شود و داده‌ها را از یک جدول می‌خواند.
• سپس داده‌ها را به Excel منتقل می‌کند.

نتیجه‌گیری

• OLE Automation به شما این امکان را می‌دهد که از برنامه‌های دیگر مانند Excel و Word در Access استفاده کنید و آن‌ها را کنترل کنید.
• ADO برای ارتباط با پایگاه‌داده‌ها و اجرای کوئری‌های SQL در Access کاربرد دارد.
• این دو روش می‌توانند در پروژه‌های Access به صورت ترکیبی استفاده شوند تا داده‌ها را از منابع مختلف مدیریت کنید.