پروژه مهندسی نرم افزار UMLمرخصی بخش دوم
بررسی روند کار در هنگام صدور مرخصی
در این فصل به بررسی روند کار در هنگام درخواست صدور مرخصی به صورت فیزیکی پرداخته خواهد شد. منظور از صورت فیزیکی این است که ابتدا روند کارهایی که معمولا به صورت دستی و سنتی انجام می شوند مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار می گیرند و پس از آن Functionality های منطقی که معمولا به صورت نرم افزاری می باشند از آنها بدست خواهد آمد.
2-1- اکتورهای بخش فیزیکی سیستم صدور مرخصی
- رئیس شعبه
رئیس شعبه کسی است که تمامی عملیات صدور مرخصی زیر نظر این شخص انجام می شود.
- کارمندان (که در حقیقت رئیس شعبه نیز جزو کارمندان می باشد)
کارمندان افرادی هستند که در شعبه مشغول به فعالیت می باشند و به رئیس شعبه درخواست مرخصی می دهند.
2-2- روند درخواست و صدور مرخصی
• برای صدور مرخصی ابتدا کارمندان درخواست خود را ارائه می دهند به رئیس شعبه
• در مرحله بعدی در صورتی که مرخصی از نوع استحقاقی بود ، رئیس شعبه دستور محاسبه مانده مرخصی پرسنل را می دهد
• در صورتی که کارمند دارای مانده مرخصی باشد و مرخصی تقاضا شده بیشتر از مرخصی مانده نباشد با مرخصی کارمند موافقت می شود.
• برگه مرخصی پس از تائید رئیس شعبه در پرونده پرسنلی شخص درج می شود
3-3- روند ثبت ورود و خروج پرسنل
ساعت ورود و خروج پرسنل توسط یک شخص با عنوان مسئول اداری ثبت می شود. ساعت ورود و خروج پرسنل در دفتری با همین عنوان ثبت و به صورت ماهیانه مورد محاسبه قرار می گیرد.
امکان سنجی طرح (تعداد عملیات ، زمان و هزینه)
3-1- فهرست عملیات سنتی که حذف می شوند
منظور عملیاتی هستند که در تبدیل از عملیات فیزیکی به منطقی (نرم افزاری) حذف می گردند. این گونه عملیات معمولا یا به هیچ عنوان قابل سیستمی شدن نیستند و یا اینکه می توان برای بهبود کار از آنها صرف نظر کرد. فهرست عملیات به دست آمده به شرح ذیل می باشد:
1. دریافت ارائه درخواست مرخصی مراجعان به مدیر جهت بررسی (اکتور کارمند)
2. تائید درخواست (اکتور رئیس شعبه)
3. رد درخواست (اکتور رئیس شعبه)
4. درخواست مانده مرخصی (اکتور کارمند)
5. درخواست مشاهده سوابق ورود و خروج (اکتور کارمند)
6. صدور مرخصی برای درخواست کننده (اکتور رئیس شعبه)
7. ثبت مرخصی و درج در پرونده (اکتور کارمند)
8. ثبت ورود و خروج در دفتر مخصوص ورود و خروج پرسنل (اکتور اعضا)
9. بررسی شمول دیر کرد در بازگشت از مرخصی (اکتور کارمند)
10. درخواست استفاده از مرخصی استعلاجی (اکتور کاربر)
11. درخواست تمدید مرخصی (اکتور کاربر)
12. تمدید مرخصی (اکتور رئیس شعبه)
13. لغو مرخصی (اکتور رئیس شعبه)
14. درخواست لغو مرخصی (اکتور کارمند)
15. درخواست محاسبه مرخصی استفاده شده (اکتور کاربر)
همانگونه که مشاهده می شود 15 مورد از عملیات که در سیستم سنتی استفاده می شد حذف گردیده است.
3-2- فهرست عملیات سنتی که به عملیات سیستمی (نرم افزاری) تبدیل می شوند
هشت مورد از مواردی که به صورت سنتی بوده اند و قابل تبدیل به روش سیستمی (نرم افزاری) هستند به شرح ذیل می باشند:
1. درخواست ثبت مشخصات (اکتور کاربر)
2. ارائه مشخصات جهت ثبت در سیستم مرخصی (اکتور کاربر)
3. بررسی و اعتبار سنجی مدارک تحویلی (اکتور کارمند)
4. تائید اعتبار سنجی مدارک (اکتور کارمند)
5. عدم تائید اعتبار سنجی مدارک (اکتور کارمند)
6. تخصیص کد پرسنلی (اکتور مدیر)
دیگر مشاهده گزارش منوط به وجود یک شخص نخواهد بود و مدیر به راحتی می تواند گزارشات مدیریتی را مشاهده نماید.
همانطور که مشاهده می شود در برخی موارد ترکیبی از چندین کار که به صورت سنتی انجام می شده به یک کار سیستمی تبدیل می شود و در برخی موارد عکس این مساله صادق است. البته می توان کارها را به گونه ای با یکدیگر ترکیب کرد که کاربران متوجه انجام برخی موارد نشوند. این موارد شامل کارهایی می شود که انجام آنها هم می تواند به صورت اتوماتیک انجام شود و هم به صورت دستی توسط کاربر وارد سیستم شود. به عنوان مثال ورود تاریخ در هنگام ثبت عملیات که در صورت ثبت توسط سیستم امکان بروز اشکال به مراتب کمتر خواهد بود.
3-3- فهرست عملیات سیستمی که اضافه شده اند
1. LogIn
2. LogOut
3. تعیین سطح دسترسی کاربران
4. ویرایش لیست کارمندان
5. امکان ثبت ساعت و تاریخ ورود به صورت اتوماتیک
6. امکان ثبت ساعت و تاریخ خروج به صورت اتوماتیک
7. بروز رسانی نرم افزار
8. ثبت عملیات انجام شده توسط هر کاربر به صورت اتوماتیک (ثبت Log)
عملیات فوق در بخش دستی وجود نداشتند و برخی از آنها فقط در بخش سیستمی (نرم افزاری) قابل اجرا می باشند مانند تعیین سطح دسترسی و ثبت وقایع سیستم.
3-4- فهرست مرتب شده کلیه عملیات سیستمی
1. SignUp (کار بر عادی)
2. LogIn (کاربر)
3. تعیین سطح دسترسی کاربران (مدیر)
4. ویرایش لیست کارمندان (مدیر)
5. مشاهده گزارشات (مدیر)
6. ایجاد گروه شغلی جدید (مدیر)
7. بروز رسانی نرم افزار (اپراتور)
8. انجام امور پشتیبانی نرم افزار (اپراتور)
9. آرشیو سوابق ورود و خروج پرسنل (اپراتور)
9. امکان ثبت ساعت و تاریخ ورود به صورت اتوماتیک (کاربر)
10. امکان ثبت ساعت و تاریخ خروج به صورت اتوماتیک (کاربر)
10. مشاهده لیست و سوابق ورود و خروج (کاربر عادی) (کاربر)
11. جستجوی سوابق مربوط به هر یک از کارمندان (کاربر عادی) (کاربر)
12. LogOut
3-5- مقایسه تعداد عملیات سنتی و سیستمی در نرم افزار مرخصی
3-5-1- مقایسه بر حسب تعداد عملیات
همانطور که ملاحظه می شود تعداد عملیاتی که در نرم افزار مرخصی نیز انجام می شود پس از سیستمی شدن عملیات دستی کاهش چشمگیری داشته که در نمودار زیر قابل مشاهده است:
نمودار مقایسه ای تعداد عملیات سیستمی و سنتی در سیستم ثبت مرخصی
جدول نمودار مقایسه ای تعداد عملیات سیستمی و سنتی در سیستم ثبت مرخصی
|
ردیف
|
تعداد عملیات سیستمی
|
تعداد عملیات سنتی
|
میزان کاهش عملیات
|
درصد
|
|
1
|
14
|
23
|
9
|
39.1 %
|
3-5-2- مقایسه از نظر زمان
این مساله را نیز می توان از دیدگاه زمان نیز مورد بررسی قرارداد. از نظر زمانی برای ثبت نام و دریافت کد پرسنلی و محاسبه مانده مرخصی و سوابق آن به صورت دستی معمولا چهارده روز زمان لازم است که این زمان در بخش نرم افزاری به چند دقیقه تقلیل می یابد.
|
ردیف
|
زمان ثبت نام در عملیات سیستمی
|
زمان ثبت نام در عملیات سنتی
|
میزان کاهش زمان
|
|
1
|
0.288 (حداکثر 5 دقیقه)
|
14 روز
|
99.98%
|
این طرح از نظر صرفه جویی در زمان بسیار مناسب به نظر می رسد. زیرا از نظر زمان 98% صرفه جویی شده است و این مساله بسیار مهمی است. البته برای توجیه نمودن طرح نمودارها و اعداد و ارقام دیگری نیز مورد نیاز می باشد که یکی از مهمترین این فاکتورها فاکتور هزینه های ثابت و جاری طرح می باشد. برای قابل اجزا بودن یک طرح بایستی طرح مورد نظر هم از نظر زمان و هم از نظر هزینه ها توجیه پذیر باشد. این مطلب نشان میدهد که زمان و هزینه در یک طرح با هم رابطه مستقیم دارند و نباید کاهش یکی باعث افزایش دیگری شود.
این طرح از نظر صرفه جویی در زمان بسیار مناسب به نظر می رسد. زیرا از نظر زمان 98% صرفه جویی شده است و این مساله بسیار مهمی است. البته برای توجیه نمودن طرح نمودارها و اعداد و ارقام دیگری نیز مورد نیاز می باشد که یکی از مهمترین این فاکتورها فاکتور هزینه های ثابت و جاری طرح می باشد. برای قابل اجزا بودن یک طرح بایستی طرح مورد نظر هم از نظر زمان و هم از نظر هزینه ها توجیه پذیر باشد. این مطلب نشان میدهد که زمان و هزینه در یک طرح با هم رابطه مستقیم دارند و نباید کاهش یکی باعث افزایش دیگری شود.
3-5-3- مقایسه از نظر هزینه ها
برای مقایسه هزینه های انجام کار در روش سنتی و سیستمی فقط به برخی از هزینه های ثابت و متغیر سالیانه هر دوروش اشاره می شود. (در طرحهای واقعی تمامی هزینه ها بایستی به تفکیک محاسبه شوند.)
3-5-3-1- هزینه های مربوط به روش سنتی
|
ردیف
|
شرح هزینه ها
|
هزینه ماهیانه (ریال)
|
هزینه سالیانه (ریال)
|
|
1
|
نیروی انسانی (8 نفر)
|
000/000/24
|
000/000/300
|
|
2
|
اجاره مکان
|
000/000/8
|
000/000/96
|
|
3
|
هزینه آب و برق و تلفن و . . موارد مصرفی
|
000/000/2
|
000/000/24
|
|
4
|
هزینه تعمیرات و نگهداری تجهیزات
|
000/000/1
|
000/000/12
|
|
5
|
هزینه ایاب و ذهاب پرسنل
|
000/900
|
000/800/10
|
|
6
|
سایر هزینه ها
|
000/500
|
000/000/6
|
|
جمع کل:
|
000/800/448
|
3-5-3-2- هزینه های مربوط به روش سیستمی
|
ردیف
|
شرح هزینه ها
|
هزینه ماهیانه (ریال)
|
هزینه سالیانه (ریال)
|
|
1
|
نیروی انسانی (2 نفر)
|
000/000/8
|
000/000/96
|
|
2
|
هزینه سالیانه مربوط به پشتیبانی از نرم افزار
|
000/200
|
000/400/2
|
|
3
|
هزینه آب و برق و تلفن و . . موارد مصرفی
|
000/500/1
|
000/000/18
|
|
4
|
سایر هزینه ها
|
000/250
|
000/000/3
|
|
جمع کل:
|
000/400/119
|
همانگونه که در دو جدول هزینه های فوق ملاحظه می شود هزینه های طرح در بخش سیستمی بسیار پائینتر از روشهای سنتی است که در حال حاظر وجود دارد. نمودار صفحه بعد گویای واضح تر این مطلب می باشد.
نمایه 3 - نمودار مقایسه هزینه ها
جدول مقایسه ای هزینه های طرح
|
ردیف
|
هزینه روش سنتی
|
هزینه روش سیستمی
|
صرفه جویی
|
درصد صرفه جویی
|
|
1
|
000/800/448
|
000/400/119
|
000/400/329
|
73.39 %
|
ملاحظه می شود که این طرح از نظر اقتصادی بسیار به صرفه خواهد بود. زیرا از نظر هزینه ها حدود 74 درصد صرفه جویی سالیانه در بر خواهد داشت.
3-6- نتایج فاکتورهای بررسی شده
|
ردیف
|
فاکتور بررسی شده
|
میزان صرفه جویی
|
رده
|
|
1
|
تعداد عملیات انجام شده
|
39.1 %
|
متوسط
|
|
2
|
زمان
|
99.98%
|
عالی
|
|
3
|
هزینه
|
73.39 %
|
بسیار خوب
|
|
میانگین:
|
70.82 %
|