بررسی سیستم حقوق و دستمزد بخش سوم
2ـ3 دفاتر روزنامه، كل و معين چيست؟
شركتها و مؤسسات در زمينه هاي گوناگوني فعاليت مي كنند و تمامي فعاليت هاي مالي آنها خريد و فروش و...) در دفاتر ثبت و ضبط مي گردد. تا مشخص كنند كه آيا شركت در طي سال چقدر فعاليت داشته و سود و زيان شركت چقدر بوده است و آيا براي صاحبان سرمايه و سهامداران مقرون به صرفه است كه به فعاليت خود ادامه دهند و يا شيوه جديدي به كار گيرند. تمامي اين اطلاعات از ثبت و ضبط فعاليتهاي مالي كه در دفاتر فوق الذكر بيان شد صورت گيرد.
دفتر روزنامه يك دفتر رسمي است كه نام آن در قسمت بالاي آن نوشته شده است و داراي ستون تاريخ است كه روز و ماه در آن درج مي شود به خاطر داشته باشيم در قسمت تاريخ زمان وقوع معامله ثبت مي شود و نه زمان ثبت سند، و داراي ستون شرح مي باشد كه بايست هر معامله شرح آن معادله نوشته مي شود و ستون عطف آن يا ستون دفتر كل كه شماره دفتر كل نوشته مي شود و داراي دو ستون بدهكار و بستانكار است كه موقع ثبت سند آن حسابهايي كه ماهيت بدهكار دارند را بدهكار مي كنيم و آن حسابهايي كه ماهيت بستانكار دارند بستانكار مي كنيم.
2ـ2ـ3 دفتر كل
دفتر كل يا به صورت يك دفتر است يا مجموعه‌ايست از كارتها كه براي هر يك از حسابها يك صفحه از دفتر كل اختصاص داده مي شود يعني براي هر حساب يك يا چند صفحه از دفتر كل را به آن اختصاص مي دهيم شكل دفتر كل مانند دفتر روزنامه است ولي ثبت آن متفاوت است بدين صورت كه وقتي حسابها را از دفتر روزنامه به دفتر كل منتقل مي كنيم اگر ماهيت بدهكار داشت در قيمت بدهكار و اگر بستانكار بود در قسمت بستانكار ثبت مي كنيم و در نهايت مانده‌گيري مي كنيم. و مانده آن حساب را در قسمت باقيمانده مي نويسيم.
3ـ2ـ3 دفتر معين
در شركتها و موسسات كوچك كه فعاليتهاي وسيعي ندارند نياز چنداني به دفتر معين ندارند ولي شركتهاي بزرگ باين دفتر نياز پيدا مي كنند و براي اينكه ريزفعاليتها در آن نوشته مي شوند البته بعضي از حسابها دفتر معين دارند.
3ـ2ـ3 ليست حقوق چگونه تنظيم مي شود؟
وقتي كه اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد از قسمت هاي وابسته به دايره‌ي حسابداري حقوق و دستمزد ارسال شد وظيفه حسابدار حقوق و دستمزد است كه همه‌ي موارد را به تفكيك محاسبه كند و در ليست حقوق درج كند ولي خوشبختانه امروز، رايانه كارها راحت‌تر كرده است بدين صورت كه كاربر فقط اطلاعات را وارد سيستم مي كنند رايانه تمامي محاسبات را دقيق انجام مي دهد و در ليست حقوق جايگزين مي كند.
اكنون به توضيحات تكميلي ليست حقوق مي پردازيم.
ليست حقوق فرمي است كه داراي مشخصات هويتي كارگران و مشخصات حقوقي آنهاست كه مي بايست توسط حسابدار حقوق و دستمزد، حقوق مبنا و مبلغ اضافه كاري پس از محاسبات ساعات اضافه كاري و مزاياي مستمر و غيرمستمر در آن درج شود و در متون حقوق و مزاياي مشمول بيمه، حقوق و مزايايي كه بيمه به آن تعلق مي‌گيرد جمع مي شود و در ستون حقوق و مزاياي مشمول ماليات مواردي كه مشمول ماليات مي شود جمع مي شود و ستوني كه مربوط به بيمه سهم كارگر مي شود از حقوق و مزاياي مشمول بيمه 7% بيمه گرفته مي شود و در اين ستون درج مي شود و از حقوق و مزاياي مشمول ماليات، ماليات گرفته مي شود و در آن ستون درج مي شود و در نهايت كسور قانوني و توافقي از حقوق و مزاياي ناخالص كسر مي شود و مبلغ بدست آمده خالص پرداختي مي باشد كه به كارگران پرداخت مي شود.
4ـ3 روش ثبت ليست حقوق در دفاتر روزنامه و كل
پس از اينكه ليست حقوق تنظيم گرديد نوبت سند حقوق و ثبت در دفاتر روزنامه و كل فرا مي رسد. ابتدا حقوق و مزاياي مشمول و غيرمشمول كسر كنيم مانده آن خالص حقوق و دستمزدي مي باشد كه به كارگران بايستي پرداخت شود بدين صورت:
هزينه حقوق و دستمزد ×××
حق بيمه پرداختي ××
ماليات حقوق پرداختي ××
وام ضروري ××
بدهي سهام ××
مساعده ××
حقوق و دستمزد پرداختي ××
ثبت هزينه حقوق در حسابها
به خاطر داشته باشيد كه ثبتي كه بدهكار مي شود در مقابل آن ثبتي بستانكار مي‌شود كه نشاندهنده فعاليتي مي باشد كه اين ثبت بايستي در دفتر روزنامه نوشته شود اگر ثبت زير را مشاهده كنيد متوجه مي شويد دفتر روزنامه چيست؟ و نشاندهنده‌ي چه فعاليتي است.
حق بيمه پرداختي ××
بانك ××
پرداخت حق بيمه توسط بانك كارفرما
ثبت فوق نشان مي دهد كه چك بيمه توسط كارفرما صادر شده و براي تحويل به سازمان تامين اجتماعي حاضر است در اين مقاله دفتر كل را به شكل T مي آوريم كه سمت راست آن بدهكار و سمت چپ آن بستانكار است.
اكنون كه ثبت هزينه حقوق در حسابها ثبت شده است و مبلغ كسور قانوني و توافقي و خالص حقوق پرداختني مشخص شده است بايستي تك تك حسابهايي كه در مقابل هزينه حقوق و دستمزد بستانكار شده اند توسط بانك كارفرما پرداخت و به دستگاههاي مربوطه و يا اشخاص تحويل شود.
بيمه پرداختي ××
بانك ××
بابت پرداخت حق بيمه كارگر
حقوق پرداختي ××
بانك ××
ثبت بابت پرداخت حقوق كارگران و غيره.
وقتي كه تمامي پرداخت ها توسط كارفرما صورت گرفت آنها را در دفتر كل ثبت مي كنيم اگر دقت كنيد متوجه مي شويد حسابهايي كه توسط بانك پرداخت شده (آن حسابهايي كه در مقابل هزينه حقوق و دستمزد بستانكار بودند) حالت بدهكار دارند و در مقابل آنها بانك بستانكار شده است و مانده آنها صفر شده و حساب آنها بسته شده است (كشيدن دو خط زير دفتر كل(T) نشان دهنده بسته شدن حساب است و حساب پاس شده و مانده آن صفر مي شود.)
مشاهده مي كنيم كه سهم بيمه كارگر 7% و سهم بيمه كارفرما 20% و سهم بيمه بيكاري 3% هر ماهه بايستي در صورت دستمزد و درج شود و به همراه چك مربوط به شعبه تامين اجتماعي محل ارسال گردد در ليست حقوق فقط 7% سهم كارگر مشخص شده است و از حقوق ناخالص او كسر گرديده است ولي بيمه سهم كارفرما و بيمه بيكاري آن مشخص نشده است و علت آن اين است كه اين مبالغ از حقوق كارگر كسر نمي گردد بلكه اينها يك هزينه است براي كارفرما كه بايستي توسط آن به سازمان تأمين اجتماعي ارسال گردد.
هزينه بيمه ××
حق بيمه پرداختي ××
بابت ثبت 20% سهم كارفرما
هزينه بيمه ××
حق بيمه پرداختي ××
بابت ثبت 3% بيمه بيكاري
ثبت هاي فوق كه در دفتر روزنامه ثبت شد هزينه‌ي بيمه مشخص گرديد، كه كارفرما چقدر بابت سهم 20% و 3% بايستي پرداخت كند و اكنون كه موقع پرداخت است بدين صورت ثبت مي شود.
حق بيمه پرداختي 20% ××
حق بيمه پرداختني 3% ××
بانك ××
ثبت بابت پرداخت حق بيمه سهم كارفرما و بيمه بيكاري
اكنون حساب بيمه پرداختي بسته شده و در مقابل بيمه بيكاري و بيمه سهم كارفرما بانك بستانكار شده است بدين معني است كه هزينه‌ي بيمه توسط كارفرما پرداخت شده و چك بيمه كه شامل 7% سهم كارگر و 20% سهم كارفرما و 3% بيمه بيكاري مي باشد بايستي به همراه صورت دستمزد و تامين اجتماعي ارسال گردد.
تذكر: اگر به قسمت معافيت هاي مالياتي برگرديم موارد معاف از ماليات مشخص مي شود مثل نوبت كاري كشيك، ماموريت و...
وقتي كه محاسبات ماليات حقوق تمام شود مبالغ بدست آمده در ستونهاي مخصوص آنها درج مي شود در ستون جمع حقوق و مزايا تمامي مواردي كه مشمول ماليات و بيمه مي شوند و آنهايي كه مشمول ماليات و بيمه نمي شود با هم جمع مي زنيم در ستون جمع حقوق و مزايا جمع مي كنيم و تمامي كسور توافقي و قانوني را در محل كسور نوشته و در قسمت جمع كسور جمع مي كنيم و در آخر اگر جمع كسور را از جمع حقوق و مزاياي هر كارگر كسر كنيم خالص حقوق و دستمزد پرداختني او بدست مي آيد.
پس از آنكه ليت حقوق و دستمزد تنظيم شد موقع ثبت سند حسابداري حقوق و دستمزد و ثبت در دفاتر روزنامه و كل فرا مي رسد.
ابتدا بر اساس ليست حقوق جمع ستون جمع حقوق و مزايا (جمع تمامي مواردي كه در ماه مربوطه به وي پرداخت شد)را به حساب هزينه ي حقوق و دستمزد بدهكار مي كنيم و در مقابل تمامي كسور قانوني و توافقي را بستانكار مي كنيم و مابه التفاوت هزينه ي حقوق دستمزد و كسور قانوني و توافق را خالص و حقوق پرداختني مي باشد كه به كارگران پرداخت مي شود.
هزينه حقوق و دستمزد ×××
حق بيمه پرداختني سهم كارگر ××
حق ماليات و حقوق پرداختني ××
بدهي وام ضروري××
خالص حقوق پرداختني ××
ثبت بابت هزينه ي حقوق كارگران
بعد از اينكه حق بيمه كارگر مشخص شد بايستي سهم كارفرما و بيمه بيكاري هم مشخص شود بنابراين بر اساس حقوق و مزاياي مشمول بيمه كارگران بايستي سهم كارفرما و بيمه بيكاري محاسبه شود بدين صورت:
حق بيمه سهم كارفرما = 20% × حقوق و مزاياي مشمول بيمه بر اساس ليست حقوق
حق بيمه سهم بيمه بيكاري = 3% × حقوق و مزاياي مشمول بيمه بر اساس ليست حقوق
بنابراين همان مبلغي را كه در 7% سهم كارگر ضرب شده است را مي توانيم در 20% و 3% ضرب كنيم.
اين 20% و 3% براي كارفرما هزينه‌ي بيمه محسوب مي شود براي اينكه اين مبالغ را بايستي از خودش پرداخت كند.
هزينه بيمه ×× هزينه بيمه××
حق بيمه پرداختني ×× حق بيمه پرداختني ××
ثبت بابت سهم 20% كارفرما ثبت بابت سهم 3% بيمه بيكاري
اكنون كارفرما موظف است تمامي ثبت هايي را كه در مقابل هزينه حقوق و دستمزد هزينه‌ي بيمه بستانكار شده آن را توسط بانك صندوق پرداخت كند.
حق بيمه پرداختني ××
بانك (صندوق) ××
پرداخت حق بيمه سهم كارگر
حق ماليات حقوق پرداختني ××
بانك (صندوق) ××
پرداخت ماليات حقوق كارگران به وزراي امور اقتصادي و دارايي
وام ضروري××
بانك (صندوق) ××
پرداخت اقساط وام ضروري كارگران
خالص حقوق و دستمزد پرداختني ××
بانك (صندوق)××
پرداخت حقوق كارگران در X ماه
بعد از هزينه هاي ليست حقوق مربوط به هزينه هايي مي شود كه توسط كارفرما بايستي به حساب تامين اجتماعي واريز شود كه همان سهم 20% و 3% است.
حق بيمه پرداختني ××
بانك (صندوق) ××
پرداخت حق بيمه 20% سهم كارفرما به تامين اجتماعي
حق بيمه پرداختني ××
بانك (صندوق) ××
پرداخت حق 3% بيمه سهم بيكاري به سازمان تامين اجتماعي. اكنون دقت كنيد كه تمامي ثبت هاي فوق به دفتر كل‌هاي مربوط منتقل شده است و تمامي حسابهاي پرداختني توسط بانك پرداخت شده و حساب آنها بسته شده است يعني مانده آنها صفر شده است ولي حساب هزينه حقوق و دستمزد و هزينه بيمه و بانك بسته نشده است و اين نشاندهنده مبلغ هزينه اي است كه كارفرما متحمل شده و توسط بانك پرداخت شده است و حسابهاي هزينه براي مشخص كردن سود ويژه شركت مي باشد.