پروژه SSADMسیستم فروش بخش دوم
فرمهاي مورد استفاده در سيستم فعلي بازاريابي و فروش مركز
فرمهاي موجود كه به صورت دستي پر مي شوند همگي از نوع فرمهاي استاندارد كه توسط مؤسسه بين المللي استاندارد تائيد گرديده استفاده مي گردند.
نمونه این فرمها در ضمیمه شماره 1 ارائه گردیده است.
گزارشات سيستم
به علت اينكه در اين واحد از يك نرم افزار مدون استفاده نمي شود ، معمولا گزارشات سيستم به صورت مدون نيست و معمولا تهيه گزارشات منوط به صرف وقت مفيد زيادي مي باشد. البته گزارشگیریها هم منوط به حضور شخصی است که در جریان سفارش خاصی می باشد که البته این مساله نیز خود ایجاد مشکلاتی را نموده است.
كاستيها و محدوديتهاي سيستم اطلاعات واحد بازاريابي و فروش در مركز
در ادامه به نقائص و مشكلاتي كه در حال حاضر نسبت به وجود يك سيستم اطلاعات فروش مطلوب وكارا پيش روي واحد بازاريابي و فروش گروه صنعتي كهرنگ است مي پردازيم:
- شرح وظايف سرپرستان و چگونگي ارتباط آن با ساير واحدها همچون تداركات وحسابداري و انبار كاملا مدون نيست.
- منشي واحد آموزشهاي لازم در خصوص فروش ، حسابداري فروش و گزارشدهي فروش راطي نكرده است.
- عدم وجود فهرستي كامل و بروز در هر زمان از كالاهاي موجود در انبارهاي شركت.
- انواع كالاهايي كه بايد و يا مي‌توانند و يا به صرفه تر است كه مواد اوليه آنها از خارج وارد شوند مشخص و مدون نيست.
- گزارش كارها مدون نيست.
- بين واحد فروش و تداركات و كارگاه هماهنگي زيادي وجود ندارد.
- حداقل موجودي و يا حداكثر موجودي مجاز كالاهاي موجود جهت فروش مشخص نيست و توسط مدير عامل و يا افرادي كه هيچ گونه تخصصي در اين زمينه ندارند مشخص مي گردد و همين مساله در برخي موارد موجب بروز اختلال در كارها گرديده است.
- گزارشهاي برنامه ريزي شده جهت ارائه به مسئولان يا ساير واحدها براي واحد فروش پيش بيني‌نشده است.
- برخي از فرمهاي مورد استفاده در سيستم اطلاعات فروش ، كيفيت و كارائي لازم را ندارد.
- جدا نبودن زونكن مربوط به درخواستهاي هر شركت
- عدم قيمت گذاري ثابت كالاها جهت فروش
- عدم ثبت كامل مواد اوليه مورد نياز براي هر پروژه كه اين مساله سبب مي شود كه در صورت گرفتن پروژه هاي مشابه در اين زمينه وقت زيادي جهت محاسبات مواد مصرفي از بين برود.
- عدم اطلاع مسئولين از آمار و اطلاعات به علت عدم وجود سيستم پويا.
- مشخص نبودن كامل تكليف كالاهاي معيوب برگشتي.
- ارزش كالاهاي موجود را بجز در مواقع انبار گرداني نمي توان انتظار داشت. (هر سال يك بار)
- عدم امكان محاسبه جمع ارزش كالاهاي مصرفي و غير مصرفي كه متعلق به پروژه‌خاصي بوده
- اتكاء سيستم به افراد معين بجاي اتكاء به نظامي مشخص.
- عدم وجود يك سيستم رديابي و كنترل پويا.
- نظارت لازم بر صحت انجام عمليات.
- فردي به عنوان حسابرس داخلي و يا حسابرس فروش به صورت دائمي وجود ندارد.
- عدم وجود فضاي مناسب براي برخي تجهيزات و كالاها.
نيازمنديهاي مساله جهت طراحي نرم افزار فروش:
• اطلاعات پايه
1. امكان تعريف قسمتهاي مختلف براي شركتهاي مختلف گروه صنعتي و مشخصات شخصي و شغلي آنها
2. امكان تعريف انواع واحدهاي شمارش كالا
3. امكان تعريف انواع طبقات كالا و تخصيص يك كالا به طبقات مختلف
4. امكان كدگذاري كالاها (امكان تعريف كدكالا در سه سطح گروه ، زيرگروه و سريال كالا)
5. امكان تعريف كارمندان فروش و مشخصات شخصي و شغلي آنها
6. امكان تعريف شركتهاي درخواست كننده كالا
7. امكان تعريف واحدهاي سازمان
8. امكان تعريف منابع تهيه كالا در صورتي كه به نحوي شركت قادر به تهيه اجناس مورد درخواست مشتري نباشد.
9. امكان ثبت اطلاعات كالاشامل : نام ، طبقه ، واحد شمارش ، كشور سازنده ، شركت سازنده ، مصرفي ياغيرمصرفي ، حداقل موجودي ، حداكثر موجودي و ...
10. امكان تعريف سال مالي براي انجام عمليات مختلف و گزارش گيريهاي مختلف
11. امکان استفاده از تاریخ هجری شمسی در این نرم افزار بدون استفاده از فارسی سازها
• عمليات مربوط به جستجو ، حفظ و نگهداري كالاهای تولیدی و سوابق آن و كنترل موجودي شركت
1. امكان اجراي عمليات انبارداري به صورت متمركز و غيرمتمركز
2. امكان ثبت مشخصات كالاهاي انبار و كنترل موجودي تعدادي
3. امكان ثبت سند تعديل
4. امكان ثبت سند انتقال
5. امكان كنترل موجودي كالا در انبار در هرزمان با توجه به توالي شماره قبض‌ها و حواله‌ها و تاريخ و زمان (ساعت) صدور آنها
6. امكان كنترل موجودي كالاهاي اماني
7. امكان اعلام كالاهايي آماده تحويل به مشتري مي باشند.
8. امكان ثبت و نگهداري نتايج بازرسي كالاهاي فروخته شده.
9. به روز شدن نرم افزار فروش به صورت خودكار در هنگام ثبت معاملات خريد و فروش
10. امكان نگهداري صورتحساب‌هاي فروش
11. امكان اولويت‌بندي درخواست‌ها و كنترل اعتبارات
12. امكان جستجو براساس نام كالا ، بخشي از نام ، كدكالا و بخشي از كد
13. امكان جستجوي سوابق كار هر يك از مشتريان و كارمندان
• گزارش‌ها
1. امكان ايجاد انواع گزارشهاي تاريخچه‌اي ، عملياتي و مديريتي به صورت آماري و نموداري
2. امكان گزارش‌گيري از موجودي كالا در انبار ، فهرست و مشخصات كالاها و گزارشهاي كنترل موجودي
3. امكان گزارش‌گيري از تعداد اقلام فروخته شده به خريداران
4. امكان گزارش مصرف كالا به تفكيك كالا براي هر پروژه
5. امكان گزارش‌گيري از مصرف مراكز هزينه و مصرف بخش‌هاي مختلف دستگاه
6. امكان گزارش‌گيري از فهرست روزانه و ماهانه دريافت/ارسال
7. امكان گزارش‌گيري از اقلامي كه در يك دوره بيشترين مشتري را داشته اند
8. امكان گزارش‌گيري از فروش اول دوره مالي
9. امكان گزارش گيري از فروش كل به تفكيك واحدهاي مربوط به هر شركت از شركتهاي گروه
10. امكان گزارش‌گيري تعدادي و ريالي اقلام خارج شده از شركت
11. امكان گزارش‌گيري از حواله‌هاي صادر شده ، حواله‌هاي برگشتي و ابطال شده ، درخواستهاي معوقه و انجام نشده ، درخواستهاي فروش كالا و فروشهاي انجام شده و نشده در تاريخ‌هاي تعيين شده
12. امكان گزارش‌گيري از كالاهاي اماني وارده يا صادره به تفكيك مراكز هزينه
13. امكان مشاهده بازيابي و مقايسه اطلاعات قبلي و سال‌جاري سيستم فروش
14. امكان گزارش گيري نموداري از فروش 10 سال گذشته به صورت نموداري
15. امكان‌گزارش‌گيري از فهرست خريداران
16. امكان گزارش‌گيري از اطلاعات بارنامه‌هاي مربوط به ارسال يا دريافت كالاها به تفكيك
17. امكان گزارش‌گيري از اقلام برگشتي به شركت
18. امكان گزارش‌گيري از عمليات انتقال كالا بين شركتها
19. امكان گزارش گيري از بدهكاران شركتها
20. امكان قرار دادن مشتريان در Black/wait ليست
21. امكان تهيه گزارشهاي دلخواه به صورت پارامتريك (Report Generator )
• امنيت و حدود دسترسي
1. امكان تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز هر كاربر در اجراي عمليات كاربري به منظور افزايش امنيت اطلاعات (به عبارتي مشخص گردد كه هركاربر با توجه به رده و مسئوليت‌هاي سازماني تا چه سطحي مجاز به حذف ، اضافه ، تغيير و يا رويت چه بخش‌هايي از اطلاعات است .)
2. امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم
3. امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‌هاي غيرمجاز
4. امكان ثبت كليه وقايع سيستم
• ارتباط سيستم فروش با ساير سيستم‌ها
برقراري ارتباط و تبادل اطلاعات ميان سيستم فروش و سيستم‌هاي زير براي دستگاه‌هايي كه فاقد سيستم‌هاي عمومي يكپارچه مي‌باشند ، توضيه مي‌شود . دستگاه‌هاي اجرايي بايد ترتيبي اتخاذ نمايند كه به مرور نسبت به يكپارچه‌سازي سيستم‌هاي عمومي خود به نحوي كه امكان ارتباط و تبادل اطلاعات ميان آنها برقرار باشد ، اقدام نمايند .
1. امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال و دارايي‌هاي ثابت
2. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم مالي
3. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم خرید
4. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم انبار
5. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم پرسنلی
6. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم تدارکات
7. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم تشکیلات
8. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم دبیرخانه
• بازسازی اطلاعات
امکان بازسازی اطلاعات در مواردی که سیستم با مشکلاتی مواجه می شود .
نمودار نيازمنديهاي سيستم فروش