پروژه مهندسی نرم افزار حقوق و دستمزد SSADMبخش اول
مقدمه
با توجه به مکانیزه شدن سیستم ها، نیاز روز افزون پشتیبانی از سیستم های نرم افزاری و سخت افزاری جهت استفاده صحیح از سیستم ها بشدت احساس می شود. لذا وجود منبعی برای پشتیبانی از سیستم های سخت افزار، نرم افزار و شبکه با توجه به نیاز فوری به اطلاعات جهت تصمیم گیریها در هر شرکتی ضروری می باشد.
براي ايجاد هم افزايي ميان نيروهاي کارآمد و متخصص که در سازمان ها و شرکت هاي مختلف، سازمان يافته اند وجود یک سیستم نرم افزاری اطلاعات مفید و سودمند خواهد بود. اين امر جهت پاسخگويي به نيازهاي متنوع و گسترده شرکتها و با نگرش انجام طيف وسيعي از پروژه ها است.
این اعتقاد وجود دارد که در بازار رو به رشد و توسعه فناوري اطلاعات در کشور و با توجه به بروز طيف وسيعي از خواسته هاي بازار و نيز ظهور کسب و کار هاي نوين، ارائه خدمات مناسب در گرو برقراري همکاري ميان تيم هاي قدرتمند مشورتي، اجرايي و نظارتي در حوزه فناوري اطلاعات است. اين امر با به اشتراک گذاشتن توان فني، مديريتي و اجرايي فعالان حوزه مزبور ميسر خواهد شد.
نمونه ای که در حال حاضر به عنوان پروژه ارائه گردیده است برنامه حقوق و دستمزد پرسنلی می باشد که اگر چه نرم افزار کاملی نیست ولی می تواند جوابگوی برخی نیازها باشد. البته لازم به ذکر است که برنامه به گونه طراحی گردیده است که در هر زمانی قابل گسترش باشد.
مقدمه و شرح پروژه
شرح نرم افزار حقوق و دستمزد
مقدمه و شرح پروژه
آمارو اطلاعات يکی از منابع با ارزش و اصلی مديران يک سازمان است. همانطور که منابع انسانی، مواد اوليه و منابع مالی در روند توليد دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ويژه ای هستند.
از طرفی اطلاعات کليد جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن يک شاخص اجتماعی به شمار
می رود و رشد اين شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود. اطلاعات به طور محسوسی بر بينش و رفتار ما اثر می گذارند.
فناوری و ابزارهای الکترونيک و رايانه ای نيز در دهه گذشته پديده انفجار اطلاعات را موجب می شوند لذا بايستی سيستم هايی را بر پا کرد که بتواند اطلاعات را توليد و آنها را مديريت کنند.
در سازمانهای دوليتي و خصوصي به دليل نقشی که در تعيين و ارتقای سطح اقتصادي جامعه بشری دارند, آزمون و خطا کاری بس اشتباه و غيرقابل جبران است. لذا مديريت بر پايه اطلاعات صحيح, دقيق و به موقع و برخورداری از يک نظام مديريت اطلاعات اهميتی خاص دارد.
سازمانهاي خصوصي به عنوان يکی از مهم ترين سازمانهای اجتماعی نقش عمده ای در بهبود وضعيت اقتصادي کشور دارند و يکی از حساس ترين سازمانها براي مبارزه با بي كاري می باشند که برای اداره صحيح آنها بايد اطلاعات به شکلی صحيح گردآوری شده، و پس از پايش و دسته بندی و استنتاج به شکل مناسبی و در زمان مناسب در اختيار کليه تصميم گيران شركتها به خصوص مديران و روسای آن قرار گيرد.
تسريع در گردآوری و دستيابی به داده ها و تحليل و بازيابی اطلاعات به منظور بهبود عملکرد، تسهيل امر نظارت بر روند ارائه خدمات و پشتيبانی از فرآيندهای نظام كاري است.
فراهم سازی مراقبت های كاري برای جامعه فعاليتی پيچيده است که شديدا متکی بر اطلاعات می باشد. سازمانهای ارائه دهنده خدمات اقتصادي به همان اندازه که بر اطلاعاتی از قبيل عملکرد خود در ارائه مراقبت ها و هماهنگی و يکپارچگی خدمات تاکيد دارند، بر اطلاعاتی درباره علم مراقبت، پرسنل و نتايج مراقبت ها هم تاکيد دارند.
انواع سيستم های اطلاعاتی
در نخستين سالهای اختراع رايانه متخصصان توجه چندانی به نيازهای اطلاعاتی مديران نداشته و از رايانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول اين دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجاميد بيشترين تاکيد بر قدرت محاسباتی و پردازش رايانه بود.
در اوايل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رايانه های جديد که با هزينه کمتر اطلاعات بيشتری را پردازش می کردند. روشهای جديدتری برای معرفی تجهيزات جديد ترويج داده شده: يعنی سيستم های اطلاعات مديريت
پس از گذشت يک دهه و به دليل وجود نيازهای جديد، سيستم اطلاعاتی جديد به نام سيستم پشتيبانی تصميم گيری به وجود آمد.
پس از تکميل سيستم پشتيبانی تصميم گيری با توجه به پيشرفت های حاصله در تجهيزات رايانه ای، موضوع افزايش بهره وری و کارآيی دفاتر مديران و تسهيل ارتباطات بين مدير و کارکنان از طريق به کارگيری تجهيزات رايانه ای و الکترونيک مطرح گرديد و در سال 1980 سيستم های اتوماسيون اداری مطرح گرديدند.
سير تکاملی فناوری حقوق و دستمزد
سير تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری مالی و حقوق و دستمزد در سیستمهای پرسنلی ، فناوری رايانه ای و فناوری ارتباطات است.
دوره اول: جداسازی فعاليت های مالی از فعاليتهای توليدی است. در نهايت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرايی جدا گرديدند.
دوره دوم: با ورود رايانه های کوچک که از سرعت و دقت بالايی برخوردار بودند، مديران تصميم گرفتند که با استفاده از اين وسايل و سرمايه گذاری در رايانه ای کردن بخش مالی و حقوق و دستمزد خود از سرعت و دقت رايانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پيامد اين حرکت به وجود آمده اين بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی ياری کرد.
دوره سوم: پی بردن به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و با کيفيت .
مزايای بالقوه کاربرد فناوری در آمار و اطلاعات
منافع کمی: منافع مالی هستند که کاملا قابل اندازه گيری بوده و به استفاده از يک فناوری به خصوص نسبت داده می شود. برای مثال استفاده از فناوری در ارائه الکترونيکی دعاوی پرسنلي منجر به صرفه جويی در زمان و کاهش هزينه نيروی انسانی می شود.
منافع کيفی: داده های صحيح و دقيق، ارسال سريع داده ها، افزايش قابليت دسترسی و ارتباط بين اجزا مختلف داده ها مزايايی هستند که به سادگی قابل اندازه گيری نيستند.
منافع استراتژيک: در دراز مدت بر سازمانهای دولتي و صنعتي ، مهم و اساسی هستند. جمع آوری و تحليل داده ها مزيت ويژه ای برای سازمان محسوب می شوند که در طولانی مدت پايه و اساس برنامه ريزی استراتژيک و تحقيقات می باشند.
سيستم پرسنلي
در حال حاضر در برنامه حقوق و دستمزد در بيشتر شركتها از برنامه اي كه به زبان C و يا FoxPro كه تحت سيستم عامل Dos نوشته شده استفاده مي شود كه البته اين برنامه ها داراي ايرادات و مشكلات مربوط به خود مي باشند. در اين برنامه اكثر كارهاي اضافه، حذف و ويرايش بازگذاشته شده و . . . با صرف زمانهاي اضافي قابل انجام مي باشد. براي نوشتن اين برنامه ها نيز مدت زمان زيادي صرف مي گردد. البته در سيستم برنامه نويسي جديد انجام شده زبان برنامه نويسي Visual Basic مي باشد كه تقريبا تمامي توابع در اين زبان برنامه نويسي به صورت آماده موجود است.
توانايی سازمان در انجام موثر وظايفش به کيفيت تصميم هايی که در سازمان اتخاذ می گردد بستگی دارد و کيفيت تصميم ها تابع کيفيت اطلاعاتی است که بر اساس آن تصميم گيری به عمل می آيد و ما انبوهی از آمار و اطلاعات داريم که بدون فناوری نوين قادر به گردآوری صحيح و تحليل آنها نيستيم.
بر اين مبنا، اطلاعات عنصری در برنامه ريزی و تصميم گيريهای مديريتی تلقی مي شود و در توان بخشی به جامعه در حال توسعه، کمک درخوري می نمايد.
انعکاس اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل و سایر اطلاعات مالی در پرونده کارکنان از اهم امور اجرايي در دفتر مديريت حسابداری است. از آنجا که اين امر تاکنون در بيشتر ادارات و شركتهاي دولتي و خصوصي از طريق استخراج اطلاعات از زونکنها و دفاتر روزانه صورت مي گرفته و حتي سابقه حقوق و دستمزد پرسنل در اين شركتها درون يك سري زونكن و پوشه قرار گرفته كه دسترسي به آنها مستلزم نيروي انساني و صرف وقت زيادي مي باشد. بنا به درخواستهاي دفاتر مديريت مالی و حسابداری نرم افزار جديدي براي برطرف شدن مشکلات جاري سيستمهاي مذکور تهيه گرديده كه به عنوان پروژه ارائه و در ادامه به بررسي آن خواهيم پرداخت.
سیستم حقوق و دستمزد پرسنلی
هدف: مکانيزاسيون سيستم حقوق و دستمزد پرسنل
محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل در سازمانهاي ما، بر اساس مجموعه پيچيده اي از قوانين ، تبصره ها و استثنائات ، اعم از قوانين دولتي و قوانين داخلي سازمان ، صورت مي گيرد. نتيجه اين امر پيچيدگي محاسبات در اين بخش مي باشد. از طرفي مديران براي سياست گذاريها و تصميمات خود بويژه در مديريت منابع انساني سازمان، نياز به اطلاعات جامع و سازمان يافته اي از وضعيت پرداخت حقوق دارند. از اين رو وجود يك نرم افزار كارآمد در اين بخش به يك ضرورت انكارناپذير تبديل شده است.
ضوابط و ویژگیهای سیستم حقوق و دستمزد
ضوابط و ويژگي‌هاي زیر سيستم حقوق و دستمزد
- اطلاعات پايه
1- امكان تعريف قوانين و مقررات نحوه پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل
2- امكان تعريف انواع جداول مورد نياز در سيستم حقوق و دستمزد پرسنل (حقوق پایه ، ضریب مالیاتی ، میزان ضریب اضافه کار ، درجات تحصيلي، رشته‌هاي تحصيلي، جنسيت، سابقه‌كار، وضعيت استخدام، محل خدمت و نظاير آن)
3- امكان تعريف انواع رسته‌ها، رشته‌ها و طبقات شغلي و تخصيص آنها به گروه‌ها
4- امكان تعريف انواع جداول محاسبه حقوق و مزايا مانند جداول حقوق مبنا، افزايش سنواتي، حقوق، فوق‌العاده شغل، فوق‌العاده جذب، فوق‌العاده سختي شرايط محيط كار، حق عائله‌مندي و ساير پرداختي‌ها به سیستم حقوق و دستمزد پرسنل
5- امكان تعريف انواع بيمه و ماليات
6- امكان تعريف و نگهداري ضرايب جداول حقوقي براي سالهاي مختلف
- عمليات مربوط به احكام حقوق و دستمزد پرسنل
1- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد به صورت مكانيزه
2- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد به صورت انفرادي و گروهي
3- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد مكانيزه ناشي از تغيير در قوانين و مقررات
4- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد جديد استخدام به صورت آزمايشي و رسمي و قرارداد كاركنان پيماني
5- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد كارگزيني انتصاب، انتقال، ترفيع، ارتقاي رتبه، افزايش حقوق ساليانه، تشويق و نظاير آن
6- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد مكانيزه افزايش سنواتي حقوق و دستمزد
7- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد مربوط به امور استعفا
8- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد مربوط به امور حقوق و مزایای بازنشستگي
9- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد حقوق و دستمزد مربوط به امور فوت
10- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد مربوط به امور اخراج
11- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد مربوط به امور از كار افتادگي
12- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد مربوط به امور بازخريدي
13- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد مربوط به امور آماده به خدمت
14- امكان صدور احكام مربوط به حقوق و دستمزد امور مأموريت به خارج از سازمان
15- امكان صدور احكام مربوط به حقوق و دستمزد امور مأموريت به داخل سازمان
16- امكان صدور احكام مربوط به حقوق و دستمزد امور انتقال دائم به خارج از سازمان
17- امكان صدور احكام مربوط به حقوق و دستمزد امور انفصال دائم و موقت
18- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد مربوط به تغيير محل جغرافيايي خدمت
19- امكان صدور انواع ابلاغيه در مورد پاداش و . . .
20- امكان صدور احكام حقوق و دستمزد اصلاحي
- عمليات ثبت و نگهداري حقوق و دستمزد كاركنان و مديران
1- امكان ثبت و نگهداري اطلاعات حقوق و دستمزد كاركنان
2- امكان ثبت و نگهداري سوابق پرداخت حقوق و مزایای تحصيلي، مزایای دوره‌هاي تخصصي و مزایای سوابق كاري و مزایای مربوط به حقوق تجربي كاركنان
3- امكان ثبت و نگهداري اطلاعات استخدامي كاركنان (رسمي، آزمايشي و پيماني)
4- امكان ثبت و نگهداري نمرات ارزشيابي كاركنان
5- امكان مشاهده خلاصه پرونده پرسنلي مديران و كاركنان
6- امكان ثبت و نگهداري و گزارش‌گيري اطلاعات مديران
- فعاليت‌هاي مربوط به حقوق و دستمزد
1- امكان تعريف انواع جداول شامل مقررات و ضوابط مؤثر بر حقوق و مزايا مانند مقررات مأموريت، مرخصي، اضافه‌كاري و نظاير آن
2- امكان اعمال كليه تغييرات ناشي از تغيير در قوانين و روش‌هاي حقوق و دستمزد، بدون نياز به تغيير در برنامه ها
3- امكان دريافت اطلاعات حضور و غياب (از دستگاه كارت زني) جهت انجام محاسبات حقوق
4- امكان نگهداري اطلاعات كاركرد در مقاطع ماهانه و تنظيم و كنترل آمار كاركرد كاركنان
5- امكان تهيه و كنترل آمار از مانده مرخصي كاركنان
6- امكان نگهداري اطلاعات مزايا و كسورات ماهانه كاركنان
7- امكان محاسبه حقوق و مزاياي ماهانه و معوقه و پرداخت آن به تفكيك بانك‌هاي پرداخت كننده، محل كار، واحدها و نظاير آن
8- امكان صدور فيش حقوقي كاركنان
9- امكان محاسبه عيدي و پاداش سالانه
10- امكان محاسبه مطالبات ماه‌هاي گذشته
11- امكان محاسبه مطالبات سالهاي قبل (ديون)
12- امكان محاسبه انواع بيمه‌هاي خدمات درماني، تأمين اجتماعي و بيمه‌هاي خصوصي
13- امكان كسر حق بيمه از حقوق پرسنل و تهيه ليست بيمه
14- امكان كسر ماليات از حقوق پرسنل بر اساس جدول مالياتي
15- امكان محاسبه پرداخت و كسور گروهي ماهانه كاركنان
16- امكان تهيه صورتحساب تسويه كاركنان
17- امكان محاسبه مبلغ مأموريت روزانه با استفاده از اطلاعات احكام مأموريت و توليد اسناد اضافات و كسور
18- امكان تهيه صورتحساب وام‌ها و ديون اقساطي كاركنان
19- امكان تهيه صورتحساب صندوق‌ها و ذخاير كاركنان
20- ايجاد اسناد احكام و ترميم حقوق و مزاياي دريافتي با تاريخ اجراي ماه جاري و ذخيره اسناد اوليه و بازيابي آنها پس از تأمين بودجه در ماه مربوط
21- امكان تهيه صورتحساب هزينه‌هاي رفاهي پرسنل مانند هزينه‌هاي درماني، ورزشي، فرهنگي و نظاير آن