پشتیبانی: 09131253620
ارتباط با ما
تلگرام: 09131253620

برجسته ترین ها
گروه های مقاله ها
HyperLink

HyperLink
دانلود فایل رشنال رز و فایل WORD ِDoc این مقاله به صورت کامل و بدون تبلیغات بر روی عکس های آن
تجزیه و تحلیل سیستم انبارداری SSADM بخش اول تاریخ درج: ١٣٩٣/٠٩/٣٠

 ارائه شرح سيستم انبار

 مطالب مربوط به اين مرحله كه شامل تعريف ، كاربرد و مزايا مي باشد در ذيل ارائه گرديده است:
مقدمه‌
هدف‌ از تشكيل‌ و ايجاد انبارها، چه‌ در سازمانهاي‌ دولتي‌ و چه‌ در بخش‌ خصوصي‌، تأمين‌ ونگهداري‌ كالاهاي‌ مورد نياز سازمان‌ است‌ و انبارداري‌ به‌ كليه‌ فعاليتهاي‌ مربوط‌ به‌ تهيه‌ و نگهداري‌ وسپس‌ تحويل‌ مواد و اقلام‌ مورد نياز سازمان‌ در زمان‌ مناسب‌، اطلاق‌ مي‌شود. وظايف‌ انبارها در سازمان ‌را مي‌توان‌ در سه‌ بخش‌ زير خلاصه‌ كرد:
الف‌) برنامه‌ريزي‌ و مراقبت‌ جهت‌ حفظ‌ مقدار موجودي‌ هر يك‌ از اقلام‌ كالاهاي‌ مورد نيازسازمان‌ در حد مطلوب‌ خود.
ب‌) همكاري‌ و مساعدت‌ در خريد و تأمين‌ و تهيه‌ كالاها و كنترل‌ و دريافت‌ كالاهاي‌خريداري‌ شده‌.
ج‌) نگهداري‌ كالا در انبار به‌ نحو صحيح‌ و تسريع‌ در امر تحويل‌ با رعايت‌ مقررات‌ ودستورالعملهاي‌ سازمان‌.
انبارها را از دو جهت‌ مي‌توان‌ مورد بررسي‌ قرارداد، يكي‌ از لحاظ‌ فيزيكي‌ نظير محل‌ انبار، نوع‌قفسه‌بندي‌ها، محل‌ كالاها در انبار، نور، ايمني‌ و وسايل‌ حفاظت‌ كالاها و وسايل‌ حمل‌ و نقل‌ و... وديگري‌ سيستم‌ اطلاعات‌ انبار كه‌ به‌ طرح‌ و گردش‌ فرمها بنحوي‌ كه‌ اطلاعات‌ به‌ بخشهاي‌ مختلف‌سازمان‌، به‌ موقع‌ و به‌ مقدار لازم‌ برسد و به‌ كنترلهاي‌ لازم‌ در رابطه‌ با كالاها مي‌پردازد.  منظور از سيستم‌ اطلاعاتي‌ انبار، ايجاد روشي‌ نظام‌مند و منطقي‌ براي‌ اجراي‌ عمليات‌ مربوط‌ به‌كالاهاي‌ موجود در انبار و همچنين‌ اعمال‌ كنترلهاي‌ لازم‌ روي‌ مراحل‌ مختلف‌ اين‌ عمليات‌ مي‌باشد. 
انبار بنا به‌ نياز همه‌ بخشها، عموماً با تمام‌ واحدها و كاركنان‌ آن‌ در تماس‌ و رابطه‌ است‌. اين‌ رابطه‌ وتماس‌ چه‌ در مورد تحويل‌ دادن‌ و گرفتن‌ اجناس‌ و چه‌ در مورد نگهداري‌ حسابها و مبادله‌ اسناد و مدارك‌آن‌ها، بايد بر ضوابط‌ مستدل‌ و مجاز و رسمي‌ مبتني‌ باشد نه‌ مناسبات‌ شخصي‌ و دوستانه‌ چرا كه‌ اينگونه‌روابط‌، موجبات‌ كندي‌ كار و بروز اشتباهات‌ را فراهم‌ مي‌سازد. بديهي‌ است‌ در روابط‌ متقابل‌، رفتارهاي‌دوستانه‌ صرفنظر از دستورالعملها، سبب‌ تسريع‌ كارها خواهد بود ولي‌ نبايد باعث‌ ابهام‌ در حسابها ومدارك‌ و اسناد باشد. در طراحي‌ سيستم‌ اطلاعات‌ انبار بايستي‌ توجه‌ نمود كه‌ آيا از قبل‌ سيستمي‌ وجود دارد يا خير، درصورت‌ وجود سيستم‌، شناخت‌ سيستم‌ و نقاط‌ قوت‌ و ضعف‌ آن‌ جزو مقدماتي‌ترين‌ فعاليتها محسوب ‌مي‌شود.

جايگاه‌ سازماني‌ و شرح‌ وظايف‌
در ساختار سازماني‌ مصوب‌ مركز اطلاعات‌ و مدارك‌ علمي‌ ايران‌، فعاليتهاي‌ مربوط‌ به‌ انبار در يك ‌پست‌ سازماني‌ با عنوان‌ انباردار و زير مجموعه‌ اداره‌ امور اداري‌ و مالي‌، خلاصه‌ مي‌گردد. هيچگونه‌شرح‌ وظيفه‌اي‌ از انبار، انباردار و يا مسئول‌ انبار تدوين‌ نگرديده‌ و يا در دسترس‌ مشاهده‌ نمي‌شود و شرح‌وظايف‌ انباردار بر اساس‌ انتظاراتي‌ كه‌ بطور معمول‌ و يا موردي‌ وجود داشته‌ توسط‌ وي‌ درك‌ گرديده‌است‌.

کالاهاي‌ موجود در انبار و نحوه‌ چيدمان‌ آنها
به طور مثال در يك تقسيم بندي انبارها به سه گروه كلي انبار ابزار و انبار مواد و انبار تجهيزات اداري تقسيم بندي شده اند كه انبار ابزار و تجهيزات اداري توسط يك نفر و انبار مواد توسط دو نفر اداره و سرويس دهي مي شود.
عمده‌ كالاهاي‌ موجود در انبار را ابزار و تجهيزات  تشكيل‌ مي‌دهد. كليه‌ اين‌ ملزومات‌ در دو بخش‌ مصرفي‌ و غيرمصرفي‌ تقسيم‌ بندي‌ مي‌شوند. 

سيستم‌ كدگذاري‌ كالاهاي‌ انبار
سيستم‌ كدگذاري‌ براي‌ هر كالاي‌ ورودي‌ به‌انبار، كدي‌ مركب‌ از 9 رقم‌ در نظر گرفته ميشود.(كد 5 رقمي‌ ذكر شده‌ نشان‌دهنده‌ مصرفي‌ يا غيرمصرفي‌ بودن‌ كالا، گروه‌ كالا و نوع‌ كالا در هر گروه‌ است‌).
فرايند درخواست‌ كالا از انبار و تحويل‌ آن‌
بطور كلي‌ فرايند درخواست‌ كالا تا تحويل‌ آن‌ طي‌ مراحل‌ زير انجام‌ مي‌شود:
1. درخواست‌ كالا در 3 نسخه‌ توسط‌ واحد درخواست‌ كننده‌ تنظيم‌ مي‌شود.
2. پس‌ از تأييد مسئول‌ واحد درخواست‌ كننده‌، درخواست‌ كالا به‌ تأييد رئيس‌ امور اداري‌و مالي‌ رسيده‌ و به‌ انبار ارسال‌ مي‌شود.
3. در صورت‌ وجود كالا در انبار، انباردار كالاي‌ درخواستي‌ را به‌ نماينده‌ واحد تحويل‌مي‌دهد.
4. يك‌ نسخه‌ از فرم‌ درخواست‌ كالا به‌ حسابداري‌ ارسال‌ مي‌گردد و يك‌ نسخه‌ آن‌ در انباردر زونكن‌ مربوطه‌ به‌ واحد متقاضي‌، بايگاني‌ مي‌شود.
5. اطلاعات‌ مربوط‌ به‌ ورود و خروج‌ كالا از انبار در كارت‌ انبار و دفتر انبار و كامپيوتر انبارتوسط‌ انباردار ثبت‌ مي‌گردد.
6. در صورت‌ عدم‌ وجود كالاي‌ درخواستي‌ در انبار، انباردار موظف‌ به‌ صدور فرم‌درخواست‌ خريد گرديده‌ و فرم‌ را براي‌ كارپرداز ارسال‌ مي‌كند.
7. گردش‌ خريد كالا طي‌ گرديده‌ و كالاي‌ خريداري‌ شده‌ همراه‌ با فاكتور جهت‌ صدور قبض‌انبار تحويل‌ انبار مي‌گردد.
8. انباردار اقدام‌ به‌ صدور قبض‌ رسيد انبار در 3 نسخه‌ كرده‌ و ضمن‌ ممهور كردن‌ قبض‌ انبار به‌ مهرانبار، 2 نسخه‌ اول‌ آن‌ را به‌ كارپرداز جهت‌ تكميل‌ مستندات‌ اداري‌ تحويل‌ مي‌دهد ويك‌ نسخه‌ را در انبار بايگاني‌ مي‌كند (در صورتيكه‌ كالاي‌ خريداري‌ شده‌ جزء اموال‌ باشد، هر3 نسخه‌ به‌ كارپرداز تحويل‌ مي‌شود و يك‌ نسخه‌ اضافي‌ براي‌ انبار تكميل‌ مي‌گردد).

فرمهاي‌ مورد استفاده‌ در سيستم‌ انبار 
گردش‌ كارها و عمليات‌ مربوط‌ به‌ سيستم‌ انبار، در قالب‌ فرم‌ با عناوين‌ زير انجام‌ مي‌شود:
1. درخواست‌ كالا از انبار
2. قبض‌ انبار
3. درخواست‌ خريد
4. كارت‌ انبار
5. فرم‌ برگشت‌ كالا از واحدها به‌ انبار
6. دفتر سياهه‌ اموال‌
البته موارد 5 و 6 در سيستم كامپيوتري انبار نيز ثبت مي گردند.

انبار گرداني‌
انبارگرداني‌ در شرگت پیچ و مهره شهر کرد هر ساله‌ توسط‌ تيمي‌ مركب‌ از امين‌ اموال‌، مسئول‌/متصدي‌ انبار، و رئيس‌ اموراداري‌ و مالي‌ جهت‌ كسب‌ اطمينان‌ از صحت‌ عمليات‌ موجودي‌ انبارها و جهت‌ كشف‌ و اصلاح‌تفاوتهاي‌ موجود ميان‌ مقدار واقعي‌ موجودي‌ و مانده‌ كارتهاي‌ انبار انجام‌ مي‌شود.

نیازمندیهای نرم افزار انبار
نيازمنديهاي مساله جهت طراحي برنامه انبار:
اطلاعات پايه 
1. امكان تعريف انباردارها و مشخصات شخصي و شغلي آنها 
2. امكان تعريف انواع واحدهاي شمارش كالا 
3. امكان تعريف انواع طبقات كالا و تخصيص يك كالا به طبقات مختلف 
4. امكان كدگذاري كالاها (امكان تعريف كدكالا در سه سطح گروه ، زيرگروه و سريال كالا) 
5. امكان تعريف مكان‌هاي نگهداري كالا در انبار ، همچون قفسه ، رديف و .... 
6. امكان تعيين كالاهاي غيرمشمول درخواست عادي يا غيرقابل خريد در يك دوره زماني 
7. امكان تعريف كالاهاي مشابه براي هريك از اقلام انبار 
8. امكان تعريف كارپردازان و مشخصات شخصي و شغلي آنها 
9. امكان تعريف واحدهاي درخواست كننده كالا 
10. امكان تعريف افراد تحويل‌گيرنده كالا در واحدها و مشخصات شخصي و شغلي آنها 
11. امكان تعريف واحدهاي سازمان 
12. امكان تعريف منابع تهيه كالا 
13. امكان ثبت اطلاعات كالاشامل :نام ، طبقه ، واحد شمارش ، كشور سازنده ، شركت سازنده ، مصرفي ياغيرمصرفي ، حداقل موجودي ، حداكثر موجودي ، نقطه سفارش و ... 
14. امكان تعريف سال مالي براي انبار براي انجام عمليات مختلف انبارداري 
عمليات مربوط به ورود كالا به انبار 
1. امكان صدور درخواست خريد كالا توسط انبار و پيگيري آن 
2. امكان صدور قبض انبار و قبض انبار مستقيم براي كالاهاي خريداري شده با ذكر تاريخ ورود كالا به انبار 
توضيح : منظور از قبض انبار مستقيم ، قبض انباري است كه براي كالاهايي كه وارد انبار نمي‌شوند و مستقيم به واحد مربوط تحويل داده مي‌شوند صادر مي‌شود . 
3. امكان تهيه كاردكس انبار 
4. امكان صدور قبض براي كالاهايي كه از محل تنخواه خريداري و وارد انبار و از انبار خارج مي‌شوند (جهت تسويه تنخواه با حسابداري ) با ذكر تاريخ ورود كالا به انبار 
5. امكان تخصيص كالا به انبار در هنگام صدور قبض انبار 
6. امكان صدور قبض انبا براي كالاهايي كه به امانت گرفته مي‌شوند و كنترل موجودي آنها 
7. امكان صدور قبض انبار براي كالاهاي امانتي برگشتي به انبار از واحدهاي داخل سازمان و يا سازمان‌هاي ديگر 
8. امكان ثبت كالاهاي مرجوعي از واحدها به انبار و صدور قبض براي آنها و اضافه‌كردن به موجودي انبار 
9. امكان ثبت كالاهاي مازاد بر مصرف كه به انبار برگشت داده مي‌شوند . 
10. امكان ثبت كالاهاي برگشت از فروش 
11. امكان ثبت كالاهاي وارده از تعميرگاه 
12. امكان ثبت كالاهايي كه بين انبارها جابجا مي‌شوند و صدور قبض و حواله براي آنها و اصلاح موجودي انبار 
13. امكان ثبت هزينه‌هاي اضافي در گزارش قبض انبار 
14. امكان ثبت تخفيف هركالا و تخفيف كلي فاكتور در قبض انبار 
15. امكان پيگيري و كنترل كالاهاي ثبت شده در قبض انبار با كالاهاي درخواست شده براي خريد 
16. امكان ثبت مشخصات فروشنده ، فاكتور و كارپرداز در قبض انبار 
17. امكان ثبت مشخصات فني كالاهاي وارد شده به انبار در قبض انبار 
18. امكان كنترل توالي شماره قبض انبارها (با توجه به تاريخ و ساعت صدور آنها) 

عمليات مربوط به خروج كالا از انبار 
1. امكان صدور فرم درخواست كالا از انبار توسط كليه واحدهاي سازماني وثبت عمليات مربوط به تائيددرخواست ، تحويل كالا و پيگيري درخواست‌هاي تحويل داده نشده 
2. امكان صدور حواله توسط انبار براي كالاهاي مختلفي كه توسط يك واحد سازماني درخواست مي‌شود 
3. امكان صدور حواله انبار براي كالاهاي خريداري شده جهت تحويل به واحدهاي متقاضي كالا 
4. امكان پيگيري و كنترل كالاهاي ثبت شده در حواله انبار با كالاهاي درخواست شده 
5. امكان ثبت ،‌ كنترل عمليات و صدور حواله انبار براي كالاهايي كه از انبار به ديگران امانت داده مي‌شود 
6. امكان صدور حواله برگشت امانت براي كالاهايي كه با قبض امانتي وارد انبار و به متقاضي تحويل داده شده است 
7. امكان صدور حواله انتقالي و كنترل عمليات براي كالاهايي كه انبارها انتقال داده مي‌شوند 
8. امكان صدور حواله براي كالاهاي ضايعاتي 
9. امكان ثبت عمليات مربوط به مرجوع كردن كالاها 
10. امكان ثبت كالاهايي كه از طريق مزايده يا روشهاي ديگر به فروش مي‌رسند 
11. امكان ثبت كالاهايي كه جهت تعمير ارسال مي‌شوند 
12. امكان ثبت كالاهايي كه به دلايلي از قبيل زيست محيطي ، بهداشتي و ... معدوم مي‌شوند 
13. امكان ايجاد سند حمل (بارنامه) براي تمامي اسناد خريد ، فروش و اماني 
14. امكان تكميل و تاييد حواله‌هاي فروش توسط سرپرست انبار و دريافت امضاي مشتري روي حواله فروش پس از ارسال كالا جهت ثبت در كارت موجودي انبار 
15. امكان كنترل توالي شماره حواله انبارها (با توجه به تاريخ و ساعت صدور آنها) 
16. امكان تحويل كالاهاي مشابه و ثبت آن درحواله انبار در صورت فقدان كالاهاي درخواست شده در انبار 
17. امكان كنترل موجودي كالا در زمان صدور حواله به نحوي كه در صورت صدور حواله انبار براي يك كالا به تعداد بيشتر از موجودي انبار ، موجودي كالا پس از صدور حواله انبار منفي نشود 

عمليات مربوط به جستجو ، حفظ و نگهداري كالا و سوابق آن و كنترل موجودي انبار 
1. امكان اجراي عمليات انبارداري به صورت متمركز و غيرمتمركز 
2. امكان ثبت مشخصات كالاهاي انبار و كنترل موجودي تعدادي و ريالي انبار و دسترسي به آن 
3. امكان نگهداري يك كالادر انبار با درجه كيفيتي  مختلف 
4. امكان ثبت سند تعديل 
5. امكان ثبت سند انتقال 
6. امكان كنترل موجودي كالا در انبار در هرزمان با توجه به توالي شماره قبض‌ها و حواله‌ها و تاريخ و زمان (ساعت) صدور آنها 
7. امكان كنترل موجودي كالاهاي اماني 
8. امكان اعلام كالاهايي كه به نقطه سفارش رسيده‌اند به صورت خودكار به همراه تعداد موردنياز براي خريد جهت انجام سفارش به موقع و تامين كالا 
9. امكان ثبت و نگهداري نتايج بازرسي كالاهاي خريداري شده 
10. به روز شدن انبار به صورت خودكار در هنگام ثبت معاملات خريد و فروش 
11. امكان نگهداري صورتحساب‌هاي خريد 
12. امكان اولويت‌بندي درخواست‌ها و كنترل اعتبارات و برنامه خريد 
13. امكان تخصيص يا مشاهده مكان كالا در انبار قبل از صدور قبض يا حواله انبار 
14. امكان مشاهده گردش كالا در هر انبار با توجه به توالي و زمان صدور قبض و حواله انبار 
15. امكان جستجو براساس نام كالا ، بخشي از نام ، كدكالا و بخشي از كد 

گزارش‌ها 
1. امكان ايجاد انواع گزارش‌هاي تاريخچه‌اي ،‌ عملياتي و مديريتي به صورت آماري و نموداري 
2. امكان گزارش‌گيري از موجودي كالا در انبار ، فهرست و مشخصات كالاها و گزارش‌هاي كنترل موجودي 
3. امكان گزارش‌گيري از اقلام تحويلي به واحدها 
4. امكان گزارش مصرف كالا به تفكيك كالا ، واحدهاي تحويل گيرنده و شخص تحويل گيرنده 
5. امكان گزارش‌گيري از اقلامي كه به نقطه سفارش رسيده‌اند و گزارش سفارش‌هاي انجام شده و نشده 
6. امكان گزارش‌گيري از اقلام راكد ،‌ گزارش قطعات پرمصرف و كم‌مصرف و گزارش‌كالاهاي با موجودي صفر  
7. امكان گزارش‌گيري از مصرف مراكز هزينه و مصرف بخش‌هاي مختلف دستگاه 
8. امكان گزارش‌گيري از فهرست روزانه و ماهانه دريافت كالا ‌،تهيه كاردكس كالا و كاردكس كلي به تفكيك گروه كالاها 
9. امكان گزارش‌گيري از اقلامي كه در يك دوره گردش داشته‌اند و تهيه فهرست گردش اسناد 
10. امكان گزارش‌گيري از موجودي اول دوره مالي 
11. امكان گزارش ‌گيري از موجودي تعدادي و ريالي به تفكيك انبارها 
12. امكان گزارش‌گيري تعدادي و ريالي اقلام وارده به انبارها و اقلام صادره از انبارها 
13. امكان گزارش‌گيري از درخواست‌هاي كالا از انبار ، كالاهاي رسيده به انبار ، حواله‌هاي صادر شده براي كالا ، حواله‌هاي برگشتي و ابطال شده ،‌درخواست‌هاي معوقه و انجام نشده ، درخواست‌هاي خريد كالا و خريدهاي انجام شده و نشده در تاريخ‌هاي تعيين شده 
14. امكان‌ گزارش‌گيري از كالاهاي اماني وارده يا صادره به تفكيك مراكز هزينه 
15. امكان گزارش موجودي انبارگرداني كه طي مراحل مختلف قابل تهيه باشد و تهيه گزارش مغايرت انبارگرداني به صورت تعدادي و ريالي 
16. امكان تهيه گزارش مغايرت بين حسابداري انبار و حسابداري مالي و تهيه گزارش تراز ريالي انبارها 
17. امكان مشاهده بازيابي و مقايسه اطلاعات قبلي و سال‌جاري سيستم انبار 
18. امكان‌گزارش‌گيري از فهرست فروشندگان 
19. امكان گزارش‌گيري از اطلاعات بارنامه‌هاي مربوط به ارسال يا دريافت كالاها به تفكيك
20. امكان گزارش‌گيري از اقلام جايگزين 
21. امكان گزارش‌گيري از عمليات انتقال كالا بين انبارها 
22. امكان گزارش‌گيري از وضعيت كالاي برگشتي به انبار 
23. امكان گزارش گيري از بدهي پرسنل به انبار 
24. امكان‌گزارش‌گيري از قيمت كالاهاي حواله شده و هزينه‌هاي انجام شده براي هر واحد سازماني و يا مركز هزينه 
25. امكان تهيه گزارش‌هاي دلخواه به صورت پارامتريك (Report Generator ) 

امنيت و حدود دسترسي 
1. امكان تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز هر كاربر در اجراي عمليات كاربري به منظور افزايش امنيت اطلاعات (به عبارتي مشخص گردد كه هركاربر با توجه به رده و مسئوليت‌هاي سازماني تا چه سطحي مجاز به حذف ، اضافه ،‌ تغيير و يا رويت چه بخش‌هايي از اطلاعات است .) 
2. امكان تهيه پشتيبان كامل از اطلاعات سيستم 
3. امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‌هاي غيرمجاز 
4. امكان ثبت كليه وقايع سيستم 

ارتباط سيستم انبار با ساير سيستم‌ها  
برقراري ارتباط و تبادل اطلاعات ميان سيستم انبار و سيستم‌هاي زير براي دستگاه‌هايي كه فاقد سيستم‌هاي عمومي يكپارچه مي‌باشند ، توضيه مي‌شود . دستگاه‌هاي اجرايي بايد ترتيبي اتخاذ نمايند كه به مرور نسبت به يكپارچه‌سازي سيستم‌هاي عمومي خود به نحوي كه امكان ارتباط و تبادل اطلاعات ميان آنها برقرار باشد ، اقدام نمايند . 
1. امكان ارتباط و تبادل اطلاعات با سيستم اموال و دارايي‌هاي ثابت 
2. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم مالي 
3. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم خرید 
4. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم فروش 
5. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم پرسنلی 
6. امكان ارتباط و تبددل اطلاعات با سيستم تدارکات 
 
بازسازی اطلاعات 
امکان بازسازی اطلاعات در مواردی که سیستم با مشکلاتی مواجه می شود .

تگها:
 
HyperLink
دانلود فایل رشنال رز و فایل WORD ِDoc این مقاله به صورت کامل و بدون تبلیغات بر روی عکس های آن
HyperLink

ارسال نظر در مورد این مطلب
نام :  
آدرس ایمیل :  
متن پیام :  
کد امنیتی :  
   
   
نظری برای نمایش وجود ندارد
 
این مطلب را به اشتراک بگذارید: