بررسی سیستم اسناد و املاک بخش دوم
8-در صورتجلسه كه تحت عنوان صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالكانه تنظیم میشود نماینده بایستی ضمن اشاره به دستور رئیس ثبت مبنی بر عزیمت به محل تاریخ حضور خود و نقشه بردار را در محل و نیز روز معاینه محلی را قید و سپس مشاهدات خود و نحوه مالكیت متقاضی را با معاینه اراده مربوطه به نحوی كه ارتباط متقاضی را با كسی كه ملك در دفتر توزیع اظهار نامه به نام او معرفی شده مشخص نماید. همچنین حدود و مشخصات و طول ابعاد و مساحت ملك را كه وسیله نقشه بردار تعیین می شود در صورت جلسه قید نموده و نظر نهایی خود را در خصوص بلا اشكال بودن ثبت ملك بطور صریح مرقوم دارد. همچنین در هنگام تعیین شماره برای ملك مورد تقاضا در صورتی كه مجاورین آن فاقد شماره باشند برای آنها نیز بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود و مشخصات ملك مورد تقاضا شمارات مجاورین نیز بایستی مشخص شده باشد. در اظهار نامه ثبت ملك كه نماینده آنرا همراه با صورت جلسه معاینه محل و احراز تصرف مالكانه تنظیم می نمایند بایستی مشخصات كامل مالك یا مالكین بر اساس مندرجات شناسنامه آنها قید شود و از استناد به مشخصات مندرج در سایر اوراق و مدارك متقاضی از قبیل گواهینامه رانندگی و امثالهم جداً اجتناب شود. همچنین سایر ستونهای اظهار نامه بایستی بطور دقیق و با خط خوانا تكمیل و پس از امضاء نماینده و متقاضی همراه با صورت جلسه احراز تصرف طی گزارشی به رئیس ثبت ارائه گردد. لازم به ذكر است كه كل قیمت ملك مورد تقاضا بر اساس قیمت منطقه ای توسط نقشه بردار تعیین و در ستون مربوط در اظهار نامه قید می شود.
9-رئیس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماینده و نقشه بردار و بررسی صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالكانه و تطبیق مندرجات آن با مدارك ابرازی متقاضی در صورتی كه تحقیقات انجام شده و صورت جلسه تنظیمی را كافی تشخیص دهد پس از كنترل مندرجات اظهار نامه با صورت جلسه معاینه محلی آن را امضاء و سپس اظهار نامه را در دفتر كد 304 (دفتر ثبت اظهار نامه) ثبت و شماره ردیف دفتر را روی اظهار نامه قید و سوابق را جهت اظهار نامه در دفتر اندیكاتور و اخذ حقوق دولتی متعلقه و پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار به ترتیب به دفتر و حسابداری ارجاع می نماید.
10- پس از ثبت اظهارنامه در دفتر اندیكاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتی متعلقه به حسابداری ارسال می شود و در آنجا متصدی حسابداری پس از محاسبه حقوق دولتی متعلقه بر مبنای بهای كل ملك به نرخ منطقه ای قبض لازم را صادر و جهت واریز به حساب مربوطه نزد بانك ملی به متقاضی تسلیم و نیز فوق العاده نماینده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت می نماید.
11- متقاضی پس از واریز حقوق دولتی متعلقه در بانك نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده گردد.
12- متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتی به پرونده شماره قبض و میزان حق الثبت و مقدماتی را به تفكیكی در اظهار نامه قید و پرونده را جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارسال می دارد.
13- متصدی بایگانی مراتب ثبت ملك را در مقابل شماره ملك مورد ثبت در دفتر توزیع اظهارنامه قید و پس از ثبت در دفتر آمار پرونده را در ردیف سایر پرونده هایی كه بایستی آگهی نوبتی نسبت به آنها تهیه و منتشر شود قرار داده و وقت مراجعه بعدی متقاضی را كه معمولا پایان انقضاء زمان واخواهی آگهی نوبتی ملك است به متقاضی اعلام می دارد.
a. تذكر 2: در انجام هر یك از مراحل قبول ثبت چنانچه قانوناً نیاز به استعلام از مراجع ذیصلاح ملاحظه شد بایستی انجام شود، بدیهی است كه استعلام های بی مورد و بدون مجوز كه موجب ایجاد وقفه در انجام كار متقاضی شود خلاف مقررات بوده و بایستی از آن اجتناب شود.
نمودارهای DFD
نمودار Context Diagram سیستم ثبت احوال
نمودار سطح صفر سیستم ثبت احوال