بررسی سیستم اسناد و املاک بخش اول
مقدمه و شرح سیستم و محل اجرا
.jpg "مقدمه و شرح سیستم و محل اجرا")
سیستم عملیات ثبتی در اداره ثبت اسناد و املاک
بعد از پیروزی انقلاب شكوهمند اسلامی ایران كه بدست توانای رهبر مسلمین جهان حضرت امام خمینی قدس سره شریف و با حمایت و پشتیبانی قاطع ملت مبارز و موحد ایران تحقق پذیرفت لزوم تحول در سیستم اداری و قضائی كشور و ایجاد ساختار تشكیلاتی جدید همچنین تجدید نظر در قوانین و مقررات جاریه و تهیه وتدوین لوایح جدید قانونی منطبق با شرع مقدس اسلام در زمینه های مختلف و اجتناب از عمل به قوانین غیر اسلامی و غیر مردمی از امور مهمی بود ه دولت مردان و مسئولان نظام جمهوری اسلامی بویژه رهبر فقید انقلاب اسلامی نظر به عنایت و توجه خاصی بدان داشتند. گر چه با زحمات بیدریغ مسئولان و كارشناسان و متخصصان و حقوقدانان متعهد در دستگاههای مختلف قوانین و مقررات كه پاسخگویی نیازهای ضروری مردم باشد تهیه و به تصویب مجلس شورای اسلامی رسیده و در دست اجراء نیز می باشد ولی تحول اساسی در سیستم اداری سازمان ثبت و تغییر بنیادی در اغلب قوانین و مقررات ان بنحو مطلوب و ایده ال حاصل نشده .با توجه به اینكه سازمان ثبت اسناد و املاك كشور كه به اقتضای طبع كارش با مجموعه ای از قوانین و مقررات و آئین نامه و بخشنامه های مربوط به خود در زمینه های مختلف از قبیل امور املاك و اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا و ثبت شركتها و مالكیت صنعتی و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق همچنین به لحاظ گستردگی طیف وظایفش با قوانین و مقررات جاریه و مصوبه سایر دستگاه های اجرایی و قضائی كشور سر و كار مدام و مستمر دارد لزوم بازنگری در قوانین ومقررات آن كه اغلب مصوب سالهای 1310 و بعد از آن می باشد از هر دستگاه دیگری ضروری تر به نظر می رسد. ولی به علت كمبود نیروی انسانی كارشناس و متخصص در این دستگاه و با باز نشسته شدن تعدادقابل توجهی از كاركنان با تجربه و متبحر آن در سالهای اخیر و افزایش حجم كارها در سازمان و عدم استخدام پرسنل جدید نه تنها توان تخصصی این سازمان كاهش یافته بلكه توفیق چندانی هم برای انجام كارهای زیر بنائی حاصل نگردیده. اكنون بعد از گذشت 12 سال از پیروزی انقلاب اسلامی و استقرار نظام مقدس جموری اسلامی كه بپاس و حرمت خون شهیدان و ایثار و مجاهدات رزمندگان و صبر آزادگان و دعای خیر امام راحل و شب زنده داران صالح روز به روز بر اعتلا و عظمت آن افزوده می شود بر آن شدیم تا بحول و قوه الهی با برداشتن گامهائی مؤثر درصدد ایجاد تحولی اساسی در ساختار نظام اداری و تشكیلاتی ثبت برآمده و ضمن تهیه كتاب و نمودار مراحل عملی كارهای تخصصی ثبت كه در ان از روشهای انجام بعنوان مكمل ان ه حاصل تلاش و زحمات عده ای از مدیران و كارشناسان متعهد و متخصص دستگاه می باشد در فرصت زمانی كوتاه با هدف آموزش مقدماتی روشهای عملی كار در مشاغل تخصصی ثبت برای استفاده كاركنان جدیدالاستخدام و سایرین تدوین گردیده ارئه می شود تا با مطالعه دقیق آن آشنایی های اولیه را فرا گرفته و با كار عملی تجربه لازم را تحصیل نمایند. از آنجائیكه طبع كار ثبت اسناد و املاك فنی و حقوقی و تخصصی و امور مختلف آن دارای ابعاد و حالات و اشكال متفاوتی می باشد طبیعی است كتاب حاضر با عنایت به اینكه اولین تجربه تحقیقی عده ای از دست اندركاران ثبت است كه با استفاده از تجربیات سالهای طولانی خدمت و اندوخته های علمی وتجارب عملی خود آن را تدوین نموده اند وجود نقایص و نارسایی در آن دور از انتظار نیست. لذا از عموم كاركنان ثبت و صاحبنظران دعوت می شود پیشنهادات و نظرات خود را به دفتر تشكیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اسناد و املاك كشور ارسال دارند.
قبل از مشاهده اطلاعات این بخش اطلاع از موارد زیر ضروری است:
1-گرچه در موردهر یك از صورتمجلس های مختلفی كه طی عملیات اجرایی نیاز به تنظیم آن است شرح كافی داده شده ولی بمنظور آشنایی بیشتر همكاران جوان نمونه ای از صورتمجلس های یاد شده و نمونه فرمهای چاپی و دفاتری كه عملیات اجرایی در آنها منعكس می شود در پایان این جزوه آمده است.
2-در این جزوه هر جا كه عبارت "آئیننامه اجرا" اشاره شده منظور " آئیننامه اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا مصوب سال 1300 می باشد."
3-برای جلوگیری از طول كلام و تكرار مطالب و همچنین عدم نیاز به آن از تكرار عملیاتی كه در هر یك از عملیات اجرایی اسناد رسمی لازم الاجرا مشترك بوده خودداری گردیده است.
مراحل اداری ثبت
سیستم عملیات ثبتی - املاك
روش قبول درخواست ثبت ملك
ثبت املاك و اسناد كه موضوع قانون ثبت است مانند هر قانون دیگر از قبیل قانون مدنی و كیفری و غیره برای خود هدفی دارد كه یكی از اهداف عمده و اساسی ثبت املاك، حفظ مالكیت مالكین و ذوی الحقوق نسبت به آنهاست تا از تجاوز و تعدی دیگران در امان بماند و مالكیت افراد از امنیت برخوردار باشد. با این مقدمه و به موجب ماده 9 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 26 اسفند 1310 مقرر گردید كه از تاریخ تصویب قانون در نقاطی كه اداره ثبت وجود دارد و در سایر نقاط پس از تشكیل اداره ثبت كلیه اموال غیر منقول هر ناحیه به ثبت برسد و لذا عده كثیری از مردم در اجرای ماده 10 و 11 قانون مذكور در وقت مقرر مبادرت به ثبت املاك خود در اقصی نقاط كشور نموده اند.
اما بعد از انقضاء مواعد مقرر كسانی كه موفق به ثبت املاك خود در اجرای ماده 11 قانون ثبت نشده اند می توانند برابر ماده 12 قانون مذكور نسبت به ملك خود تقاضای ثبت نمایند كه جریان آن به شرح زیر می باشد:
1- ابتدا متقاضی بایستی تقاضای خود را همراه با یك برگ استشهاد محلی كه به تأیید اهالی محل و همسایگان و مجاورین و معمرین رسیده باشد منضم به فتوكپی شناسنامه خود و سایر مدارك دیگر از قبیل قولنامه عادی یا هر مدرك مرسوم دیگری كه در محل عرف است به اداره ثبت محل وقوع ملك تسلیم نماید. در استشهاد محلی یا قولنامه عادی بایستی حدود و مشخصات ملك بطور اجمال قید شود در صورتی كه متقاضی آن را به طور عادی از دیگری خریداری نموده مشخصات فروشنده نیز بایستی قید شده باشد.
2- مسئول اداره ثبت بعد از بررسی مدارك ابرازی در صورتی كه آنها را كافی تشخیص داد، دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیكاتور صادر و وقت بازدید و معاینه محلی را با توجه به دفتر اوقات كه در اختیار دارد تعیین و به متقاضی اعلام می دارد.
3- متصدی دفتر اندیكاتور پس از ثبت تقاضا در دفتر سوابق را جهت تشكیل پرونده و انجام امور مقدماتی مربوط به بایگانی ارسال میدارد.
4- مسئول بایگانی با مراجعه به دفتر توزیع اظهار نامه و سوابق امر عدم سابقه ثبت و مجهول بودن ملك را گواهی و در صورتی كه مقداری از سهام ملك مورد تقاضا قبلاً ثبت شده باشد مقدار سهام مجهول باقیمانده را تعیین و مراتب را گواهی نماید.
a. تذكر1: دفتر توزیع اظهار نام دفتری است كه املاك بخشهای مختلف حوزه ثبتی هر شهرستان به ترتیب پلاك كوبی در آن شماره گذاری گردیده است.
5- سپس در وقت مراجعه متقاضی در روز مقرر متصدی بایگانی را نزد مسئول اداره ارسال و او با توجه به دفتر اوقات نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل وقوع ملك به منظور تحقیقات محلی و احراز تصرف مالكانه متقاضی و تنظیم صورت مجلس و ترسیم نقشه ملك تعیین و نیز وقت مراحعه بعدی متقاضی را جهت اخذ نتیجه به او اعلام می دارد. بدیهی است چنانچه محل وقوع ملك خارج از شعاع 30 كیلومتر باشد و به نماینده و نقشه بردار فوق العاده مأموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی مكلف است فوق العاده یاد شده را به حساب سپرده ثبت واریز نماید كه در این صورت پرونده به حسابداری ارسال و پس از محاسبه میزان فوق العاده متعلقه نسبت به ایام مأموریت متصدی حسابداری قبض سپرده را صادر و به متقاضی تسلیم و او پس از تودیع در بانك ملی كه حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است نسخ مربوط را به ثبت اعاده می نماید تا ضمیمه پرونده شود.
6- آنگاه نماینده و نقشه بردار در معیت متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند و پس از استقرار در محل نماینده با توجه به مدارك ابرازی و سوابق امر و وضعیت مجاورین و مشاهدات عینی و پرسش از همسایگان و مطالعین تحقیقات لازم را پیرامون چگونگی مالكیت و نحوه تصرفات مالكانه متقاضی انجام و نقشه بردار نیز نقشه ملك را برداشت می نماید.
7- سپس نماینده با توجه به مجموع تحقیقات بعمل آمده صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالكانه را تنظیم و نقشه بردار و متقاضی و شهود و مجاورین در صورتی كه ثبت ملك را خالی از اشكال دید اظهار نامه ثبت ملك را نیز تنظیم و پس از امضاء وسیله خود و مالك یا نماینده قانونی او مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می نماید.